Акт выполненных работ: надежная страховка для самозанятых и заказчиков

Акт выполненных работ для самозанятых — нужен или нет? Закон говорит одно, налоговая — другое. А в реальности все просто! Как действовать на практике и какие нюансы стоит учитывать, разберем в статье на конкретных примерах.

Сегодня самозанятость — один из самых популярных форматов легальной деятельности. По данным Федеральной налоговой службы, число зарегистрированных самозанятых граждан в России превысило 12 миллионов человек. Объем поступлений по налогу на профессиональный доход (НПД) за прошлый год достиг внушительных 100 миллиардов рублей. При этом список профессий и направлений деятельности, доступных для оформления в этом статусе, регулярно расширяется. В него входят творческие профессии, услуги в сфере образования, ремонта, дизайна, консалтинга, медицины и многие другие. Все больше людей выбирают этот формат за счет его простоты и выгодных налоговых условий.

Однако рост популярности самозанятости привел и к усилению контроля со стороны государства. Чем больше самозанятых работает с компаниями и ИП на постоянной основе, тем чаще возникают вопросы у налоговых органов: действительно ли речь идет об оказании разовых услуг, а не о скрытых трудовых отношениях? 

С юридической точки зрения между заказчиком и самозанятым устанавливаются гражданско-правовые отношения. Они не предполагают таких обязательств, как выплата отпускных, больничных или оформление трудовой книжки. Но если налоговая усомнится в характере сотрудничества, она вправе инициировать проверку. И если будет выявлено, что на деле имело место регулярное выполнение обязанностей, характерных для штатного сотрудника, налоговики могут переквалифицировать гражданско-правовой договор в трудовой.

Чем это грозит? В первую очередь — новые налоги, страховые взносы, а также возможные штрафы и пени (Приказ Минтруда от 02.02.2024 № 40н, ст. 67 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ). Такой сценарий неприятен и затратен для заказчика. Основанием для подобных выводов может стать небрежно составленный договор, отсутствие подтверждающих документов, общие формулировки в описании услуг или отсутствие детализации.

Чтобы избежать подобных рисков, эксперты и представители ФНС настоятельно рекомендуют оформлять акт выполненных работ, особенно в случае регулярного или длительного сотрудничества. Несмотря на то что закон не требует обязательного составления акта при взаимодействии с самозанятым, его наличие способно сыграть ключевую роль при возникновении спорных ситуаций.

Что такое акт выполненных работ и зачем он нужен?

Акт выполненных работ — это документ, фиксирующий факт выполнения определенных работ или оказания услуг. Он оформляется по итогам исполнения обязательств самозанятым и подписывается обеими сторонами: заказчиком и исполнителем. В акте, как правило, указывается перечень оказанных услуг, объем выполненных работ, сроки исполнения, а также наличие или отсутствие претензий со стороны заказчика. Подписи сторон в документе свидетельствуют о том, что работы действительно были приняты, а обязательства исполнителя выполнены в полном объеме.

С точки зрения действующего законодательства, в частности закона № 422-ФЗ, оформление акта выполненных работ не является строго обязательным при взаимодействии с самозанятыми. Согласно правилам, главным подтверждающим документом для налоговой считается чек, сформированный исполнителем через приложение «Мой налог». Этот чек фиксирует факт получения оплаты и автоматически отражается в системе ФНС.

В случае возникновения бухгалтерских или юридических вопросов акт может стать подстраховкой для обеих сторон.

Однако в реальной практике делового оборота одного чека часто оказывается недостаточно. Во многих случаях, особенно при взаимодействии с юридическими лицами и ИП, акт становится привычным и даже ожидаемым документом. Его могут потребовать бухгалтерия заказчика, внутренний аудит или налоговая инспекция в рамках камеральной проверки. Нередко акт требуется для того, чтобы учесть расходы по договору и отразить их в бухучете. Так, если организация планирует обосновать понесенные затраты в налоговой отчетности, она должна предоставить не только чек, но и акт как подтверждение факта исполнения обязательств.

Несмотря на то что акт выполненных работ от самозанятого формально не обязателен, на практике он часто оказывается необходимым элементом делового взаимодействия.

Акт выполненных работ для заказчика:

• Фиксирует перечень работ – это особенно актуально, если речь идет о проектной работе или оказании услуг с креативной составляющей, например, в сфере графического дизайна. В документе можно детализировать: сколько было разработано макетов, сколько раундов правок прошло, какие именно файлы, исходники или материалы переданы. Такая детализация снижает вероятность разночтений, а также помогает при дальнейшей аналитике или составлении новых ТЗ.
• Помогает контролировать качество услуг – если результат не соответствует ожиданиям, у заказчика появляется основание отказаться от подписания акта до устранения недочетов.
• Отражает учет расходов: подтвержденные документально расходы можно учесть при расчете налога на прибыль.

Не стоит забывать и о налоговых рисках. В практике встречаются ситуации, когда самозанятый по собственной инициативе аннулирует чек после получения оплаты. При этом заказчик может даже не знать об этом, а ФНС может расценить это как уклонение от налогов. В таких случаях наличие подписанного акта выполненных работ становится решающим доказательством: он подтверждает факт оказания услуг, а значит, защищает заказчика от претензий со стороны налоговой службы.

Акт выполненных работ для самозанятого:

• Подтверждает факт выполнения услуг – акт служит доказательством того, что работа была выполнена.
• Защищает при возникновении споров – при возникновении спорных ситуаций акт выполненных работ, подписанный обеими сторонами, может быть регулирующим документом, отражающий в себе объемы работы, сроки сдачи, а также наличие либо отсутствие претензий со стороны заказчика.

Или, например, если заказчик по ошибке перечислил исполнителю сумму больше, чем предусмотрено договором, он может запросить у самозанятого возврат излишне уплаченных средств. Пока самозанятый формирует чек, акт выполненных работ будет являться документом подтверждающий, что обязательства, прописанные в договоре, были выполнены полностью и в срок.

При работе с самозанятыми не обязательно заключать договор ГПХ, но при необходимости договор станет хорошим подспорьем в судебных разбирательствах или при взаимодействии с налоговыми органами. 

При заключении важно избежать терминологии связанной с трудовыми отношениями в договоре: «оклад», «трудовая функция» и т.п. В противном случае у налоговой могут появиться вопросы, а у заказчика – новые налоговые и страховые обязательства.

В зависимости от характера договора акт может быть двух видов: “Акт выполненных работ” или “Акт об оказании услуг”.

Как правильно составлять акт выполненных работ?

Строгой формы для акта выполненных работ нет, однако, согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ акт – это первичный документ и поэтому в обязательном порядке должен содержать следующее: 

– название и дата составления документа;

– ФИО исполнителя, ФИО или название компании заказчика;

– информация о выполненных работах или оказанных услугах;

– единицы измерения/результаты проделанной работы, цены за услуги и общая стоимость;

– подписи сторон с указанием должностей и дата подписания. 

Документ производится в двух экземплярах, по копии на каждую сторону. 

Ниже рассмотрим образец правильно составленного акта выполненных работ на основе взаимоотношений самозанятого-контентмейкера и автосервиса, готовящегося к рекламной компании: 

В некоторых ситуациях особенно важно оформить акт выполненных работ. Одна из самых распространенных — это предоплата. Если заказчик перечисляет деньги до фактического выполнения работы, крайне важно зафиксировать не только объем и сроки, но и сам факт предоплаты. В таких случаях в акте рекомендуется прописывать порядок расчетов: сумму предоплаты, дату ее получения, а также условия окончательного расчета. Это защитит обе стороны в случае спорных моментов.

Кроме того, в акт можно включить реквизиты основного договора — если таковой заключался. Это поможет связать акт с общей договорной базой и упростит навигацию по документам в случае необходимости. Также полезно зафиксировать факт отсутствия претензий по поводу качества и количества выполненных работ со стороны заказчика.

Особенности взаимодействия, ссылки на технические задания или контактные лица тоже могут быть включены в акт, если они имеют значение для сторон. (Вы можете взять формы акта выполненных работ и акта об оказании услуг прямо с нашего портала).

Особое внимание стоит уделить формулировкам в самом теле акта. Описание оказанных услуг или выполненных работ должно быть максимально конкретным и детализированным, чтобы как можно яснее было видно, как складывается сумма, стоимость каждой услуги и какой объем работы был выполнен. Давайте рассмотрим образец неправильно составленного тела акта:

Согласитесь, указывать в акте общую формулировку “Услуги видеопроизводства” и указывать за это фиксированное вознаграждение – шаг рискованный. Для налоговых органов это сигнал, который может вызвать подозрения в подмене трудовых отношений. Для того чтобы этого избежать, мы настоятельно рекомендуем детально прописывать содержимое акта.

Кто составляет акт выполненных работ?

Закон прямо не обязывает одну из сторон заниматься его подготовкой. Однако из судебной практики видно, что инициатива чаще всего исходит от исполнителя. Это логично: самозанятому важно подтвердить факт того, что работа была действительно выполнена и принята. Без подписанного акта в случае спора доказать это будет сложно.

Тем не менее заказчику также не стоит относиться к акту формально. Документ стоит внимательно прочитать, убедиться, что перечисленные работы соответствуют действительности, и при необходимости внести правки. Это не только снижает юридические риски, но и позволяет выстроить более прозрачные отношения с исполнителем. 

Чек

Финальным аккордом во взаимоотношениях между самозанятым и заказчиком по закону является чек. После получения оплаты самозанятый должен зайти в приложение «Мой налог», сделать чек и предоставить его заказчику.

Мы рекомендуем подписывать акт выполненных работ в ту же дату, когда был выставлен чек. В ином случае могут возникнуть сложности с расчетом расходов. Но если даты в чеке и акте разнятся, то признать расходы можно двумя способами: либо кассовый метод, либо метод исчисления. В первом случае расходы надо признавать на дату чека, во втором – на момент подписания акта.

Налоговая служба прокомментировала этот момент так:

• для признания расходов необходим чек, но акт выполненных работ будет очень желательным;
• если чек сформирован раньше акта, то расходы необходимо принимать датой акта;
• если акт сформирован раньше чека, то расходы необходимо принимать датой чека.

Это значит, что даже если акт и не является строго обязательным документом для самозанятого, его отсутствие усложняет учет операций.

Итак, почему же акт все же нужен?

Акт выполненных работ — это не просто дополнительный документ, а ценный инструмент защиты интересов как самозанятых, так и их заказчиков. Это важный документ, позволяющий зафиксировать объем, содержание и специфику оказанных услуг, подтверждает факт выполнения обязательств, а также отсутствие претензий у заказчика на момент завершения проекта. В случае претензий, споров или налоговой проверки акт становится тем документом, который способен подтвердить прозрачность сделки и избежать негативных последствий.

Хотя по закону самозанятые не обязаны составлять акт, практика показывает, что его наличие может сыграть решающую роль при проверках со стороны налоговых органов. Кроме того, акт помогает в учете расходов, особенно если услуги оказываются для юридических лиц или организациям, заинтересованным в снижении налогооблагаемой базы.

Используйте акт как часть своего стандартного процесса: вместе с договором, чеком и ТЗ он создает целостную, надежную схему сотрудничества. Это несложно, а в долгосрочной перспективе — выгодно.

Если вам нужна помощь — обратитесь к нашим специалистам. Мы поможем грамотно составить договор, правильно оформить и подписать акт. Все просто и безопасно!