Как фрилансеру подтвердить доход в EasyStaff

К нам часто обращаются фрилансеры и заказчики, которые переживают, что исполнитель не сможет правильно задекларировать доход. Некоторых смущает, что сервис зарегистрирован за рубежом, а инвойсы он выдает на иностранном языке: непонятно, примет ли их налоговая, к тому же без печати и подписи.

Рассказываем, как фрилансеру подтвердить доход, полученный через EasyStaff. А еще объясняем, почему такая сделка полностью законна и проблем с налоговой не возникнет.

После регистрации в личном кабинете фрилансера сформируется Оферта. Ее нужно принять, поставив галочку в поле Offer acceptance («Принять Оферту»).

В статье 432 ГК РФ сказано: «Договор заключается посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной». Поэтому, приняв Оферту сервиса, вы заключаете с ним договор. Подписывать бумажные документы не нужно.

После того как заказчик примет работу, сервис начислит вам оплату, а в личном кабинете сформируется инвойс — закрывающий документ об оказании услуг и их стоимости. В нем будут указаны реквизиты сторон, сумма сделки и другие сведения о задаче.

Почему инвойса достаточно, чтобы подтвердить доходы. В Приложении к письму Минфина России от 21.01.2019 № 07−04−09/2654 разъяснено, что для признания выручки от оказания услуг достаточно оформить первичный учетный документ — счет-акт или инвойс. А еще есть судебная практика: в Постановлении ФАС Московского округа от 22.02.2013 №А40−12 064/11−107−51 установлено, что инвойс может быть признан первичным документом, подтверждающим расходы общества.

Согласно статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» форму первичных документов определяет руководитель экономического субъекта. То есть единой формы первичных документов по закону нет, каждая компания имеет право оформлять их по своему шаблону. В этой же статье указаны обязательные реквизиты, которые должны быть в первичном документе, например юридическое название компании, какая услуга была оказана, дата составления. Но нет требований, что обязательно должна присутствовать печать.

В Компендиуме рекомендаций по упрощению процедур торговли сказано, что подпись на коммерческих счетах (инвойсах) необязательна.

В пункте 4.4 Оферты EasyStaff сказано: «Факт выплаты Вознаграждения Компанией за оказанные Услуги признаётся принятием этих Услуг и подтверждением отсутствия каких-либо претензий к оказанию Исполнителем Услуг». Значит, как только вам придут деньги на карту, сделка будет считаться юридически состоявшейся и иметь законную силу.

Фрилансеру нужно соблюдать законодательство своей страны, заполнять декларации и платить налоги. Рассказываем, как подтвердить доходы, на примере российского законодательства.

В пункте 1 статьи 207 НК РФ сказано: «Налогоплательщиками налога на доходы физических лиц (далее в настоящей главе — налогоплательщики) признаются физические лица, являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации, а также физические лица, получающие доходы от источников в Российской Федерации, не являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации». EasyStaff — нерезидент России, поэтому фрилансер обязан самостоятельно подтверждать доходы. Для этого нужно представить в налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ.

Выберите способ заполнения декларации. Вы можете подать 3-НДФЛ на бумаге, для этого скачайте и распечатайте на сайте налоговой шаблон либо обратитесь в местное отделение ФНС.

Заполнить декларацию можно также в электронном виде в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС либо скачать и установить на компьютер программу «Декларация».

На наш взгляд, быстрее и удобнее работать через программу «Декларация», потому что не нужно создавать личный кабинет в налоговой. А еще приложение подсказывает, что и где указывать, автоматически исправляет ошибки. На сайте налоговой есть подробная видеоинструкция, как оформлять 3-НДФЛ в программе. Готовый отчет можно распечатать или сохранить в электронном виде в формате PDF.

Что указывать в декларации. Она состоит из 13 листов, но заполнять все не нужно. Если вы декларируете доходы только от EasyStaff, нужно заполнять следующие разделы:

• Титульный лист. Здесь укажите личные сведения: ИНН, Ф. И. О., паспортные данные, код страны (для России — 643), номер телефона. Обратите внимание, что в поле «Налоговый период» надо ставить 34, «Номер корректировки» — 0, «Код категории налогоплательщика» — 760. Смотрите образец заполнения ниже.

В поле «Код бюджетной классификации» указывайте 182 1 01 2 030 01 10. Код ОКТМО разный для каждого региона, узнать его можно в сервисе ФИАС на сайте налоговой. Поля ниже заполнять не нужно.

• Приложение 2. Это раздел для указания источников дохода за пределами Российской Федерации. Вот пример его заполнения.

Код страны источника выплаты — 440 (Литва), код страны зачисления — 643 (Россия). В поле «Наименование источника дохода» можно указать юридическую информацию об EasyStaff — EasyStaff UAB code 305 643 163. Код валюты — для той, в которой вы получили оплату, например, для доллара это 840. Узнать код валюты можно по ссылке. Код вида дохода — 10, согласно общероссийскому классификатору. Дальше при заполнении полей трудностей возникнуть не должно, там понятные пункты: дата уплаты налога, курс валюты, установленный Центробанком, и так далее.

Подайте декларацию в налоговую. Если вы заполнили отчет на бумаге, отнесите его в отделение ФНС по месту вашего проживания. Если заполнили в программе «Декларация» или в личном кабинете налогоплательщика, 3-НДФЛ можно отправить в электронном виде.
Срок подачи декларации за прошедший год — до 30 апреля текущего года. Например, отчет по доходам за 2022 год нужно сдать до 30 апреля 2023 года.

Уплатите налог. Это можно сделать двумя способами:

• Через учетную запись налогоплательщика. После подачи декларации в течение 3−10 дней у вас в личном кабинете появится налоговая задолженность, которую можно погасить банковской картой онлайн. Либо скачайте квитанцию, распечатайте и отнесите в любой банк — там у вас примут платеж по реквизитам.

• Через сервис налоговой. Подойдет, если у вас нет учетной записи на сайте налоговой. Перейдите по ссылке и нажмите на кнопку «Уплата налогов, страховых взносов».

Выберите раздел «Уплата за себя».

Перейдите во вкладку «Заполнение всех платежных реквизитов документа».

В открывшемся окне в двух полях заполните код ИФНС и код ОКТМО. Нужные данные есть здесь же, в выпадающих списках, найдите там местную инспекцию ФНС, остальное система заполнит сама. Потом нажмите кнопку «Далее».

Заполните платежные реквизиты. В «Виде платежа» из выпадающего списка выберите «Налоги на прибыль, доходы». В «Наименовании платежа» выберите «Налог на доходы физических лиц, полученных физическими лицами в соответствии со статьей 228 Налогового кодекса Российской Федерации». «Тип платежа» — «Платеж». Поле КБК не трогайте, оно заполнится автоматически после того, как вы введете остальные данные. Теперь жмите на «Далее».

В следующем окне в поле «Название платежа» выберите «Платежи текущего года» и укажите сумму в «Сумме платежа». Поле «Статус лица» нельзя редактировать, оно будет заполнено автоматически.

Теперь укажите свои Ф. И. О. и ИНН. Адрес места жительства можно не заполнять.

Если всё заполнили верно, появится окно с предложением перейти на страницу уплаты налога. Жмите на кнопку «Уплатить» внизу.

Дальше остается выбрать способ уплаты: банковской картой, через сайт кредитной организации (например, Сбербанк Онлайн) или по квитанции в банке.

Срок уплаты налога. После подачи декларации у вас есть время до 15 июля текущего года, чтобы внести налог. Если не успеете, налоговая начнет начислять пени на задолженность.

Если вы зарегистрированы как плательщик налога на профессиональный доход, вам не нужно заполнять декларацию и отчитываться перед налоговой. Это разрешает статья 13 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима „Налог на профессиональный доход“».

В статье 3 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ указано, что самозанятые подтверждают доход, сформировав чек в мобильном приложении «Мой налог». Этого достаточно, чтобы легализовать прибыль.

Чтобы сформировать чек, в личном кабинете приложения «Мой налог» нажмите на вкладку «Новая продажа».

Затем заполните данные: укажите, какую работу выполнили, сумму вознаграждения, дату выписки чека. Обязательно отметьте, что вы сотрудничали с иностранной компанией, тогда не нужно указывать ее ИНН. Достаточно ввести название организации.

Сформируется чек, который сохранится в истории операций, а налоговая примет ваши данные и посчитает налоги.

Уплатить налоги нужно до 25 числа следующего месяца. Например, налог, начисленный за март 2022 года, нужно заплатить до 25 апреля.

Мы настоятельно рекомендуем соблюдать законодательство вашей страны и вовремя платить налоги, иначе есть риск получить штрафы. Вот, например, какие санкции предусмотрены в России.

Физическому лицу:

• Штраф по статье 119 НК РФ — непредставление налоговой декларации. 5−30% от неуплаченной суммы за каждый месяц просрочки, но не менее 1 000 рублей.

• Штраф по статье 122 НК РФ — неуплата или неполная уплата налогов. 20% от недоимки или 40%, если налоговая докажет, что физлицо умышленно уклонялось от уплаты.

Также придется заплатить всю задолженность по налогам и начисленные пени.

Самозанятому. Штраф по статье 129.13 НК РФ — нарушение порядка и (или) сроков передачи налогоплательщиками сведений о произведенных расчетах при реализации товаров. 20% от суммы расчетов, но не менее 200 рублей. За повторное нарушение в течение 6 месяцев штраф будет равен полной сумме расчета. Еще надо заплатить всю задолженность и пени.