Оплата и перевод денег самозанятому от юридического лица

Оплата труда удаленных сотрудников часто оборачивается для компании головной болью. Как перевести деньги самозанятому с ООО? Какие налоги за него платить? Можно ли перечислять аванс? Как проводить международную плату через кассу? Это лишь часть вопросов, с которыми сталкиваются владельцы бизнеса при сотрудничестве с отечественными и зарубежными исполнителями.

О том, как правильно выполнить оплату услуг самозанятому, организовать международные платежи, массовые выплаты и как автоматизировать эти процессы без каких-либо рисков — читайте в статье сервиса EasyStaff.

Если вы сотрудничаете с самозанятым, можно не платить страховые взносы и НДФЛ. Как это это происходит? Фактически между вами и исполнителем не возникает трудовых отношений. То есть самозанятый выполняет задачу, юрлицо производит оплату за эту конкретную задачу — взаимоотношений (с точки зрения закона) нет.

Чтобы сэкономить, понадобится правильно оформленный чек от исполнителя, в котором корректно указаны данные. Самозанятый должен не просто зафиксировать поступление оплаты услуг от юрлица, но указать ваш ИНН, свои реквизиты и описать предмет сделки (задачу). Описание лучше проверить заранее — некоторые услуги самозанятые оказывать не могут.

Еще один плюс от такой модели сотрудничества — оптимизация работы финансового отдела и бухгалтерии. Вместо того, чтобы тратить время на оформление отчетности в контролирующие органы, достаточно просто внести выплату по чеку в расходы (прописано в 422-ФЗ).

Большинство удаленных работников и тех, на кого они работают, находятся в «серой» или даже «черной» зоне. Они получают и отдают зарплату без трудового или ГПХ-договора, в конвертах или обычным перечислением денег на карту от физлица физлицу. Таким образом они не только уклоняются от уплаты налогов, но и лишаются каких-либо гарантий: заказчику никто не гарантирует, что работа будет выполнена, а исполнителю — что ему выплатят деньги. О социальном страховании речи вообще не идет.

Государство пытается решить эту проблему, введя институт самозанятости. Нажав всего лишь на одну кнопку в приложении «Мой налог», человек становится самозанятым. Как и раньше, он работает на себя с разными заказчиками, но при этом уплачивает налог на профессиональный доход: 4% при работе с физлицами, 6% при работе с юрлицами.

При работе с самозанятыми лицами, юридические лица — ООО и ИП не занимаются оплатой налогов — это бремя ложится на плечи исполнителя. Однако здесь есть несколько нюансов:

Самозанятый является физлицом. Чтобы осуществить перевод денег на его лицевой счет, необходимо взять банковские реквизиты:

• имя получателя;
• номер расчетного счета;
• наименование банка;
• БИК;
• корреспондентский счет;
• код подразделения банка и его адрес.

Чтобы самозанятый мог законно получить оплату за услуги с ООО, необходимо заключить с удаленным сотрудником договор оказания услуг.

Что указать в договоре:

• перечень услуг, которые оказывает работник;
• способ оплаты за услуги — безналичный расчет;
• время оплаты — например, дважды в месяц или в течение трех дней после принятия работы;
• пометка о том, что оплата услуг будет без НДС, так как исполнитель применяет налог на профессиональный доход;
• ФИО, ИНН, адрес и полные банковские реквизиты самозанятого.

Каждую оплату необходимо сопровождать комментарием, чтобы у банка не возникало вопросов в ее законности. В назначении платежа прописывать номер договора и дату его заключения, указывать, за какие услуги осуществляется оплата самозанятому лицу (например, за услуги копирайтера без НДС). Нельзя писать слова, намекающие на трудовые отношения — «зарплата», «премия», «аванс» и так далее, так как с исполнителем у вас заключен не трудовой договор, а договор об услугах.

Устный договор можно заключить всегда, кроме случаев, описанных во втором пункте 159 статьи Гражданского кодекса. Вкратце:

• нельзя при сумме сделки свыше 10 тысяч рублей — если ваша задача стоит дороже, просто разбейте на несколько платежей;
• если выполнение вашей работы подразумевает нотариальную форму.

Чаще всего практически все договоренности с самозанятыми можно заключить устно. Федеральная налоговая служба объясняет, что если сделка исполняется сразу — выплата исполнителю считается подтверждением того, что договор был заключен, а услуги — оказаны. Схема работает для любого объекта налогообложения, включая НПД. Чтобы подтвердить факт исполнения задач по устному договору, достаточно чека.

Убедитесь, что ваш исполнитель действительно является самозанятым, а его доход не превышает двух миллионов четырехсот тысяч в год. Попросите сделать скриншот упомянутого приложения или проверьте его статус самостоятельно по ИНН на сайте Федеральной налоговой службы. Иначе вам придется выплачивать НДФЛ и страховые взносы за работника.

После того как оплата самозанятому лицу от юридического была переведена, нужно потребовать у него чек. Он должен сформировать его самостоятельно в приложении «Мой налог» и направить вам в электронном виде. Просите чек по каждому совершенному платежу и сохраняйте его. Это и есть основная форма отчетности перед Федеральной налоговой службой.

Самозанятый лишается возможности работать по НПД и теряет свой статус, если его доход превышает 200 тысяч руб./мес. или 2,4 миллиона руб./год. Это случается редко. Рядовые исполнители обычно зарабатывают меньше, а при росте дохода уходят на другую систему налогообложения.

Закон не определяет того, кто должен следить за актуальностью статуса исполнителя. Теоретически фрилансер должен сам сообщить вам, если он больше не самозанятый. На практике такое случается редко.

Если доход превышает установленную сумму, юридическое лицо должно будет рассчитать и заплатить страховые взносы, НДФЛ (все, как с обычными сотрудниками). Чтобы не допустить такой ситуации, рекомендуем ежемесячно запрашивать у исполнителя подтверждения статуса самозанятого — это легко можно сделать через приложение «Мой налог». Подтверждение не исключает того, что фрилансер может превысить сумму дохода сразу же после того, как отправит документ, но может стать аргументом для контролирующих лиц (вы как заказчик сделали со своей стороны все, чтобы соблюсти нормы закона).

Документооборот при работе с самозанятым отнимает время — это и оформление договоров, чеков, оплата работы вручную. Всего этого можно избежать, воспользовавшись онлайн-сервисом EasyStaff. Все, что вам потребуется сделать — заплатить деньги за услугу. Мы же, в свою очередь, переведем оплату всем вашим исполнителям в удобном им формате (на карты Visa и Mastercard, электронный кошелек) и предоставим вам закрывающие документы. Это поможет автоматизировать и значительно ускорить работу вашей бухгалтерии, а также освободит вас от налогов и взносов на ФОТ (если удаленный работник все же не является самозанятым).

С каждого перевода мы берем фиксированные 10% с заказчика, самозанятый комиссию не платит. Деньги придут исполнителю в течение одного рабочего дня — абсолютно легально и быстро. А в вашем личном кабинете появятся закрывающие документы. Оплату самозанятому можно перевести через EasyStaff сразу после сдачи проекта. Чтобы начать сотрудничество, оставьте заявку на сайте — наш менеджер свяжется с вами в удобное для вас время.