Инструкция для заказчиков: как зарегистрироваться в EasyStaff и начать работать с фрилансерами

Шаг 1: заведите личный кабинет заказчика

Перейдите по этой ссылке, нажмите «Sign Up», выберите роль «I'm a customer»

Укажите действующий email, к которому у вас есть доступ, иначе не сможете зарегистрироваться

Зайдите на вкладку “My companies” и нажмите “Create new”, чтобы добавить компанию.

Заполните все поля и нажмите “Create company”.

Шаг 2: подпишите договор

В течение 10 минут на вашу электронную почту будет направлено письмо от имени Vitalii Mikhailov с предложением подписать контракт через XodoSign. Нажмите “Review and Sign”, чтобы открыть текст.

Если вам нужна версия на двух языках, русском и английском, обратитесь к вашему менеджеру или в онлайн чат.

Нажмите кнопку START, чтобы начать, либо Actions - Reassign, чтобы переслать договор на подпись.

На последней странице контракта вы увидите кнопку для подписи, кликните на нее. Появится окно, в котором нужно выбрать один из вариантов подписи или загрузить собственный.

После подписания контракт сохраняется на вкладке “My companies”.

Шаг 3: пригласите фрилансеров и менеджеров

Добавление исполнителя

Зайдите на вкладку “Freelancers” и нажмите “Invite”

Выберите тип Freelancer, укажите email, имя и фамилию фрилансера.

Вы можете добавить сразу несколько исполнителей кликнув на кнопку Invite in bulk.

После нажатия кнопки Invite фрилансер получит письмо-приглашение на почту.
Он сможет зарегистрироваться по ссылке в письме и заполнить профиль: указать полный адрес, платежные реквизиты.

Если вы поставили галочку в поле Intellectual Property Transfer, то фрилансер получит соглашение о передаче прав на интеллектуальную собственность для подписи в сервисе XodoSign после того, как заполнит свой профиль.
В разделе Intellectual Property личного кабинета вы увидите исполнителей, которые подписали этот договор, а также сможете отправить договор тем, кому не выслали при приглашении.

Добавление менеджера (по желанию)

Зайдите на вкладку “Managers” и нажмите “Invite”

Выберите тип Customer или Customer (limited), укажите email, имя и фамилию менеджера по выплатам.

Менеджер с типом “Customer” имеет полный функционал действий;
Менеджер с типом “Customer (limited)” не может принимать задачи (Accept the job) и пополнять баланс картой в разделе Funding.

Менеджер получит письмо-приглашение на почту. Он сможет зарегистрироваться по ссылке в письме.

Шаг 4: поставьте задачу фрилансеру

При создании задачи на выплату наша комиссия добавляется к сумме, которую вы хотите оплатить исполнителям.
Пополняйте баланс, прибавив сумму комиссии к сумме, причитающейся фрилансерам.

Пополнение баланса банковской картой

Перейдите во вкладку “Operations” и нажмите “Add funds”.

Важно: российские компании могут пополнять баланс только в рублях, компании из других стран не могут пополнять баланс в рублях.

В открывшемся окне выберите компанию, сумму и валюту пополнения.
Нажмите кнопку “Save”.

Вы будете перенаправлены на форму для ввода данных карты. Через пару минут после операции баланс в системе обновится.

Пополнение баланса банковским переводом

Банковские реквизиты для SEPA/ACH/Wire/SWIFT переводов вы можете найти в договоре. При отправке платежа укажите в назначении Service agreement dated dd/mm/yyyy.

SEPA или ACH-перевод обычно занимает 1-3 рабочих дня, SWIFT/Wire-перевод - 3-5 рабочих дней.

При зачислении средств на баланс вы получите email уведомление.

Шаг 5: запросите обмен валюты

Если фрилансер получает оплату в валюте, отличной от валюты пополнения счёта, необходимо запросить конвертацию.

Важно: Если ваш получатель находится в России, согласуйте с ним валюту, в которой он может получать выплаты:

в рублях на карту любого российского банка
в криптовалюте

Зайдите на вкладку Currency Exchange, нажмите New exchange.

Выберите “FixSell”, если вам нужно продать определённую сумму валюты на балансе.

Выберите тип “FixBuy”, если вам нужно купить определённую сумму валюты для выплаты фрилансеру

Операции обрабатываются финансовым отделом в рабочее время, обычно в течение 1 часа.
Вы получите уведомление на почту после проведения операции.

Шаг 6: поставьте задачу фрилансеру

Зайдите на вкладку “Tasks”, нажмите “Create”, заполните форму.

Обратите внимание:

информация из полей Task name и Task category будет указана в инвойсе после завершения задачи;
поле Price - сумма, которую получит исполнитель, комиссия EasyStaff добавляется автоматически к этой сумме;
поле Currency должно быть заполнено в валюте, в которой будет сделана выплата (например: для России это RUB при получении на карты, для всех стран USD при получении в криптовалюте).

Если вам нужно поставить несколько задач, нажмите на кнопку Bulk upload->Upload.

Сделайте копию предложенного Google Docs, заполните данными по вашим задачам, поставьте статус задач “Sent to FL”, если хотите сразу отправить задания фрилансерам, и загрузите файл в личный кабинет в формате .csv.

Шаг 7: примите задачу

Когда вы увидите задачу в статусе “Sent to cust” («Отправлено заказчику»), нажмите “Accept the job” («Принять работу»), после чего с вашего баланса будет списана сумма задачи. Выплата исполнителю будет отправлена исполнителю в течение рабочего дня.

Если вам нужно принять несколько задач, выберите задачи в статусе “Sent to cust”, кликните чекбоксы нужных задач и нажмите “Accept”.

Если вы не можете принять задачу, вероятно, у вас недостаточно баланса в валюте задачи.
Вы можете скачать отчёт по проведённым задачам на вкладке Tasks - Export

Шаг 8: скачайте закрывающие документы

Инвойс на пополнение находится на вкладке “Operations” - “Funding”.
Инвойс по завершенной задаче находится на вкладке “Operations” - “Charge”.

Инвойсы за определенный период и акт сверки можно скачать в разделе “Accounting” - “Add new”

Инвойсы за определенный период (Invoices Batch):

Укажите компанию, выберите поле “Invoices Batch”, дату начала периода, дату окончания периода и нажмите “Save”. Архив с инвойсами за выбранный период будет сформирован в течение 10 минут.

Акт сверки (Reconciliation Act)

Укажите компанию, выберите поле “Reconciliation Act”, дату начала периода, дату окончания периода и нажмите “Save”. Файл с актом сверки появится в течение 2-5 минут.

Вопросы и ответы