Как бизнесу работать с самозанятыми: учет расчетов, оформление договора и выплаты

С самозанятыми работать вроде бы просто: не нужно платить налоги за них, оформлять в штат или рассчитывать отпускные. Но если что-то оформить неправильно, могут начаться серьезные проблемы: штрафы или переквалификация договора ГПХ в трудовой. Чтобы этого не случилось, важно правильно заключать договор, собирать нужные документы и грамотно вести расчеты. Рассказываем, как сделать всё правильно и минимизировать риски для бизнеса.

Самозанятый — это человек, который зарегистрировался в приложении «Мой налог» и платит налог на профессиональный доход (НПД). Он может заниматься дизайном, писать тексты и оказывать почти любые услуги. Бизнесу очень удобно сотрудничать с самозанятыми: не нужно брать человека в штат для закрытия определенных задач, платить за него налоги и страховые взносы. Нужно только убедиться, что у исполнителя есть статус самозанятого, заключить с ним договор и получить от него чек из приложения «Мой налог» после оплаты. Если пренебречь каким-то из этих этапов, налоговая может увидеть в этом фактическое трудоустройство.

5 моментов, которые важно учесть при сотрудничестве с фрилансерами

Проверьте статус самозанятого 

Для этого понадобятся его паспортные данные или ИНН. Так вы сможете убедиться, что он действительно зарегистрирован в «Моем налоге».

Выберите правильный тип договора 

Он должен быть гражданско-правовым (ГПХ) — на оказание услуг или выполнение работ. В нем нельзя использовать формулировки, характерные для трудового договора: нет графиков, подчинения, отпусков и зарплаты.

Совет: указывайте статус самозанятого в договоре 

Обязательно пропишите, что исполнитель является самозанятым, зарегистрированным по налогу на профессиональный доход (НПД), и самостоятельно платит все налоги. Это подтверждает отсутствие трудовых отношений.

Четко фиксируйте предмет договора и оплату

Опишите, какие именно услуги или работы выполняет самозанятый, сроки выполнения и размер оплаты. Важно, чтобы в договоре не было двусмысленностей.

Обязательно требуйте чек

Самозанятый обязан предоставить чек из приложения «Мой налог» для бухгалтерии — это подтверждение факта оказания услуги и расхода для бухгалтера. Без чека расходы могут не принять к учету.

Как оформить работу с самозанятым без рисков для компании

Компания X решила заказать презентацию у фрилансера, который специализируется на дизайне для бизнеса. Исполнитель предложил оформить всё официально — он зарегистрирован как самозанятый и работает через приложение «Мой налог».

Перед тем как приступить к работе, компания:

• подписала с ним договор на оказание услуг — с описанием задачи, сроками и суммой;
• запросила паспорт и ИНН — чтобы бухгалтерия могла идентифицировать исполнителя и проверить его статус;
• получила подтверждение статуса самозанятого — исполнитель прислал скрин из приложения;
• заранее договорилась, что он отправит чек после выполнения работы.

Когда презентация была готова, исполнитель прислал чек на всю сумму. Оплата прошла обычным переводом на карту. Все документы — договор, чек, подтверждение статуса — были прикреплены к платежке и загружены в бухгалтерскую программу. В итоге компания учла расходы без проблем, оплатила без налогов, а при проверке всё было в порядке.

Как делать не надо

Компания Y регулярно заказывала дизайн и рекламу у фрилансера, который называл себя самозанятым. Всё шло нормально, пока налоговая не начала проверку. Оказалось, что часть расходов Y нельзя подтвердить документально.

С фрилансером не было подписано ни одного договора. Работали «по переписке»: задачи ставили в мессенджере, оплачивали «по факту» на карту. Иногда он присылал скриншот из «Моего налога», но не чек. Вместо чека бухгалтерия распечатывала платежку из интернет-банка. Самозанятый действительно был зарегистрирован, но статус никто регулярно не проверял.

Налоговая посчитала, что компания фактически оформила трудовые отношения без договора и документов, подтверждающих услуги и оплату. Из-за отсутствия чеков выплаты не признали расходами, переквалифицировали их в зарплату и доначислили налоги, взносы и штраф.

Помните: даже если исполнитель честно платит налог и зарегистрирован как самозанятый, вся ответственность за документы лежит на заказчике. Если нет договора, чека или подтверждения статуса исполнителя, налоговая решит, что вы скрыто наняли человека на работу и уклонялись от налогов.

Можно ли работать с самозанятым без договора?

Теоретически можно (но крайне не советуем так делать). Хотя закон о самозанятых не обязывает заключать договоры между заказчиком и исполнителем, на практике такой подход — очень большой риск. Особенно если речь о бизнесе, который хочет учесть расходы и спать спокойно во время налоговой проверки.

Налоговики в 2023–2024 годы начали активно проверять взаимоотношения с самозанятыми. Особенно — если оплата идёт регулярно, суммы крупные, а исполнители сотрудничают только с одной компанией.

Инспекторы запрашивают:

• договоры;
• переписки;
• задания, файлы, скрины чатов;
• платежные документы;
• чеки из приложения «Мой налог».

Если нет чека — это повод отказать в расходах. Если нет договора — повышается риск, что отношения признают трудовыми (ст. 19.1 ТК РФ + п. 1 ст. 11 НК РФ). Подробнее о том, как избежать признания договора ГПХ трудовым, можно почитать здесь.

Какие законы регулируют учет расчетов с фрилансерами

• Налоговый кодекс РФ, ст. 252: расходы признаются только если они документально подтверждены и имеют экономическое обоснование.
• ФЗ № 422-ФЗ не отменяет требования по документообороту для компаний. Самозанятый вправе не иметь договор, но заказчик — обязан иметь подтверждения для учета расходов.
• ФНС также указывает: для признания расходов обязательно наличие договора, чека и подтверждения статуса самозанятого.

Без этих документов налоговая вправе не признать расходы, переквалифицировать выплаты в зарплату, начислить НДФЛ и страховые взносы (13–30%), а также пени и штраф до 40% от суммы недоимки.

Пример: компания нанимала самозанятого маркетолога, чтобы он занимался рекламой и контентом. Работали «на доверии»: задачи давали по переписке, оплату переводили на карту, иногда подрядчик скидывал скрины из приложения «Мой налог», но ни одного чека не было. Договор тоже не подписывали — казалось, и так всё понятно.

Через год пришла проверка. Налоговая запросила документы — а их не оказалось. Переписка в мессенджере, по мнению инспектора, только подтвердила, что человек фактически трудился в компании, регулярно получал деньги, и у него не было других заказчиков.

В результате: расходы на 380 тысяч рублей не признали, выплаты переквалифицировали в зарплату, доначислили НДФЛ, страховые взносы и пени. Экономия обернулась дополнительными тратами почти на 200 тысяч — и всё из-за того, что вовремя не оформили пару документов.

Как заключить договор с самозанятым, чтобы не получить штраф

Чтобы правильно оформить отношения, нужен гражданско-правовой договор на оказание услуг или выполнение работ. В нем важно четко прописать:

• кто именно выполняет услуги (ФИО, ИНН, статус самозанятого);
• что он делает (предмет договора);
• сроки, стоимость, порядок оплаты.

Обратите внимание: формулировки, характерные для трудовых отношений (например, график работы, подчиненность, зарплата) использовать нельзя.

Какие документы по самозанятому нужны для бухгалтерии

Чтобы бухгалтерия могла отразить оплату самозанятому и учесть ее как законный расход, важно собрать определенный комплект документов. Первый и главный — это договор. Он заключает отношения между компанией и исполнителем и подтверждает, за что именно выплачиваются деньги. Например, это может быть договор на оказание услуг по созданию лендинга, составленный в свободной форме и подписанный обеими сторонами: «Договор №12 от 15.06.2025 на оказание услуг по разработке сайта».

Второй обязательный документ — это чек из приложения «Мой налог». Самозанятый обязан сформировать его после оказания услуги, указав в чеке сумму и заказчика (если вы компания или ИП). Чек приходит в электронном виде и может быть сохранен в PDF-формате, его нужно прикрепить к платежным документам. Без чека расходы подтвердить не получится.

Третий важный элемент — это подтверждение статуса самозанятого. Его можно запросить до начала работы: исполнителю достаточно прислать скриншот из приложения «Мой налог», где видно, что он зарегистрирован как плательщик налога на профессиональный доход. В некоторых случаях бухгалтерия может дополнительно запросить ИНН или ссылку на карточку физлица на сайте ФНС — это удобно, если вы часто работаете с разными исполнителями и хотите вести учет аккуратно.

Все эти документы (договор, чек, подтверждение статуса) стоит прикладывать к каждой платежке и загружать в бухгалтерскую программу. Так вы не только обеспечите правильный налоговый учет, но и упростите себе жизнь в случае проверки.

Как отразить оплату самозанятому в 1С и учете

Когда компания платит самозанятому, важно правильно оформить эту оплату, чтобы не возникло проблем с налоговой. В бухгалтерии такие выплаты отражают через счет 76.09 — это специальный счет для расчетов с физическими лицами, которые не являются сотрудниками.

Например, если вы оплатили текст за 20 000 рублей, то бухгалтер сделает проводку: дебет 76.09, кредит 51 — то есть деньги списали с расчетного счета и учли, что оплатили исполнителю. В системе 1С самозанятого оформляют как контрагента — физлицо, а к оплате прикрепляют договор и чек из приложения «Мой налог». Чек — главный документ, подтверждающий, что услуга действительно оказана.

Для самозанятого тоже есть важный момент: чек нужно создавать после того, как работа сделана. В чеке должен быть указан заказчик — компания или ИП, а не просто физлицо. Если чек оформлен неправильно, бухгалтерия не сможет учесть расход, и могут быть проблемы с налогами.

Если вы пользуетесь 1С или другими программами, просто заведите самозанятого как отдельного контрагента и указывайте его статус. Не забывайте сохранять договор, чек и подтверждение регистрации в «Моем налоге».

Выводы

Работая с самозанятыми можно сократить расходы и при этом не загружать бухгалтерию, но важно помнить о нюансах. Главная ошибка бизнеса — пренебрегать правильным оформлением документов. Если не заключить договор, не получить чек и не проверить статус исполнителя, налоговая может решить, что вы наняли сотрудника и потребовать доплатить налоги и штрафы. 

Очень важно получать чек именно из приложения «Мой налог» и сохранять его вместе с договором и подтверждением статуса самозанятого. Это ваша гарантия, что расходы примут в бухгалтерии и налоговой. Еще совет — проверяйте статус исполнителя перед началом работы и время от времени при длительном сотрудничестве. Так вы снизите риски и будете уверены, что все в порядке.

Использование сервисов, которые помогают собирать все документы и вести учет по нужным счетам, экономит время и помогает не забыть важные детали. Погрязнуть в хаосе и бюрократии очень легко, особенно если вы работаете с несколькими самозанятыми.

Частые вопросы

Нужно ли обязательно заключать договор с самозанятым?

Да, договор — главный документ, который подтверждает факт сотрудничества и его условия. Без договора налоговая может признать отношения трудовыми.

Можно ли принимать только платежки из банка вместо чеков?

Нет. Платежка — это лишь подтверждение перевода денег, но не факт оказания услуги. Нужен именно чек из «Моего налога».

Что делать, если самозанятый не хочет присылать чек?

Отказ в выдаче чека нарушает правила. Можно и вовсе оплачивать услуги после получения чека.

Как часто нужно проверять статус самозанятого?

Перед началом сотрудничества и при регулярных заказах лучше проверять статус каждые несколько месяцев, чтобы перестраховаться.

EasyStaff Payroll — ваш помощник в работе с самозанятыми

Хотите, чтобы все документы создавались автоматически и всегда были под рукой? EasyStaff Payroll решает эту задачу за вас. Платите исполнителям быстро и удобно: в долларах, евро или даже криптовалюте. Это прозрачно, безопасно и удобно.