Как координировать сотрудников из разных часовых поясов

Интерес к удаленной занятости и гибридному формату работы стал привычным для многих компаний в России и за рубежом. По прогнозам Global Workplace Analytics, до 2028 года 73% всех отделов мировых компаний будут иметь в штате удаленных сотрудников. Часто бывает так, что команды находятся в разных городах, странах и часовых поясах. Чтобы обеспечить слаженную работу и не выгореть самому, менеджеру нужно владеть навыками эффективной координации и организации.

Делимся опытом, как справиться со сложностями работы в распределенной команде с разными часовыми поясами.

Методы работы с распределенной командой

Четкие временные рамки

Учитывайте разницу во времени при планировании встреч и сроков проектов.
Используйте конвертеры времени, чтобы убедиться, что все члены команды способны участвовать в процессе без вреда для тайминга. Это поможет избежать конфликтов и недоразумений.

Например, могут помочь сервисы:

• Time.is: предоставляет текущее время и позволяет конвертировать его между различными городами и временными зонами;
• World Time Buddy: позволяет сравнивать время в разных городах, удобен для планирования встреч и звонков;
• The Time Zone Converter: простой и интуитивно понятный конвертер, который подходит для распределения времени между разными временными зонами;
• Every Time Zone: отображает время в разных часовых поясах на визуальном графике;
• timeanddate.com: предоставляет инструменты, включающие конвертер времени, календари и информацию о часовых изменениях в разных городах;
• Greenwich Mean Time (GMT) Converter: позволяет легко конвертировать время во всем мире относительно GMT.

Важно установить часы, когда вся команда доступна для общения, и определить предпочтительные средства связи. Например, можно выделить время для ежедневных видеоконференций в Zoom, а коммуникации и проектное управление координировать через электронную почту и мессенджеры.

Сейчас в команде EasyStaff временной разрыв между людьми составляет 3-6 часов: сотрудники живут в 5-ти разных странах. В моем часовом поясе большая часть команды активна с обеда и до ночи, соответственно, все наши планерки начинаются не утром, а примерно в обед. При этом у нас нет ежедневных видеоконференций, есть обязательные в понедельник. Иногда мы можем собраться в среду или в пятницу, если нужно синхронизировать планы, или устроить мозговой штурм, но это происходит не часто. Такой режим позволяет команде лучше управлять активными рабочими часами и не тратить ресурс на излишнюю синхронизацию по задачам: кому-то удобно работать с обеда и до поздней ночи, кто-то, наоборот, начинает свой день в 6 утра.

Однако только онлайн-инструментов и договоренностей для эффективной работы с распределенной командой недостаточно, ведь все мы — люди, и у каждого члена коллектива свой жизненный ритм и особенности характера. Поэтому важна не только четкая синхронизация задач и встреч, но и атмосфера в команде.

Вот какими лайфхаками пользуется команда EasyStaff для эффективной удаленной работы.

1. Единый календарь Google, в котором указано рабочее время каждого сотрудника. Важно, чтобы коллеги не беспокоили друг друга в нерабочее время, ведь невозможность отдохнуть от работы приводит к выгоранию. Интересно, что календарь Google переводит время сотрудников в местные часы: не надо просчитывать в уме время коллег.
2. Подробное разделение на каналы общения. Например, мы используем Телеграм для рабочего общения, а для личного — Вотсап. Общекорпоративные переписки происходят по почте: в них участвуют еще и топ-менеджеры компании.
3. Правильное планирование асинхронного общения. Это особенно актуально для наших фрилансеров – часто они работают по ночам, и их сообщения мы видим только утром. В целом, мы придерживаемся простых правил. Первое: тщательно планировать сообщение, чтобы у получателя были все вводные для быстрого ответа. Второе: проверять сообщения до отправки. Третье: уточнять четкие сроки ответа или запрашиваемой задачи.
4. Нет микроменеджменту. На удаленке такой подход к работе особенно мешает. Лучше правильно поставить задачу с самого начала и обсудить, как ее понял исполнитель, чем спрашивать его о каждом шаге.
5. Документирование. Хотя по статистике именно удаленные, асинхронные команды аккуратнее всего относятся к документированию задач и результатов, этому тоже надо учиться. Грамотно составленное описание выполненных работ позволяет работающему в другое время сотруднику быстрее разобраться и меньше “буксовать” из-за отсутствия мгновенных онлайн ответов.

Координация коммуникации

Сложность в работе распределенных команд в том, что люди плохо знают друг друга, не чувствуют темперамент, не понимают особенностей работы друг друга и, как следствие, не могут выбрать подходящую стратегию коммуникации. А общение в чатах могут воспринимать необъективно, через призму настроения.

В таком случае перед руководителем возникает задача — взять на себя роль координатора, помочь коллегам выстроить коммуникацию и найти компромиссы, чтобы ничего не тормозило рабочий процесс. Иначе могут начаться проблемы: конфликты, просроченные дедлайны и т. д.

Пример: дизайнер затягивала сроки сдачи работ, так как зависела от руководителя проектов. Оба специалиста из разных часовых поясов (у дизайнера — вечер, у менеджера — глубокая ночь), были постоянно заняты на других проектах и работали на неполную ставку. Из-за неправильно выстроенной коммуникации сроки выполнения задач постоянно нарушались.

Чтобы подобного не происходило, мы с командой обсуждаем все возможные варианты, находим время, когда рабочие часы всех сотрудников пересекаются максимально удобно. В результате скорость выполнения задач оптимизирована, отношения в коллективе налажены, а рабочий процесс скоординирован.

Общие онлайн-ресурсы и базы знаний

Чтобы систематизировать работу с контентом в команде, важно создать общие онлайн-ресурсы и базы знаний. Если хранить всю документацию в одном месте, то члены коллектива смогут быстро получать доступ к нужным вещам и не ждать ответа от коллег (особенно если они находятся в другом часовом поясе). Систематизированная и доступная информация упрощает совместную работу и снижает необходимость в постоянной синхронизации сотрудников: каждый может работать в максимально привычном для него ритме и, что самое главное, автономно.

Основные цифровые ресурсы, которые могут подойти:

• Trello — облачный сервис для управления проектами.
  Задачи представлены в виде карточек, которые находятся на досках. Каждая карточка может содержать подзадачи, вложения и комментарии. Доски разделены на колонки, показывающие различные этапы процесса;
• Asana — мобильное и веб-приложение.
  Каждый проект содержит задачи, подзадачи и сроки выполнения. В Asana можно работать в виде досок или списков для более гибкого отображения этапов работы. Также есть календарь для отслеживания сроков и возможность устанавливать зависимости между задачами;
• Jira — специальное ПО для отслеживания процессов.
  Ресурс предназначен для управления проектами в IT-отрасли. Он использует истории, задачи и эпики для организации работы. Есть возможность планирования и отслеживания прогресса, а также аналитика и отчеты для оценки производительности;
• Notion — сервис заметок с дополнительными функциями.
  Предоставляет гибкий инструмент на основе искусственного интеллекта, который можно использовать как базу данных для организации проектов. Задачи могут быть представлены в виде страниц с различными блоками: списки, таблицы, календари и другие. Есть возможность командной работы в режиме реального времени, обмен комментариями и файлами.

Каждый из этих инструментов предлагает уникальные функции: гибкость, визуализация, отслеживание задач, интеграция с другими инструментами и приложениями. С их помощью можно сделать проекты доступными для всех участников на любой стадии реализации со всеми изменениями.

Обучение навыкам тайм-менеджмента

Для сотрудников, работающих в разных часовых поясах, навыки управления временем особенно важны. У руководителя есть два варианта развития событий: либо он нанимает специалистов, имеющих достаточный опыт работы в подобных условиях, либо самостоятельно обучает свою команду эффективным стратегиям тайм-менеджмента. Это важно для того, чтобы задачи выполнялись в срок, а каждый участник команды чувствовал комфорт на рабочем месте и не выгорал из-за нестабильного графика.

Мой ТОП книг по развитию навыков тайм-менеджмента:

1. «Джедайские техники» (лучшая) Максима Дорофеева
2. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» Девида Аллена
3. «Тайм-менеджмент» Брайана Трейси

Синхронная парная работа

Если на проекте бывают неотложные вещи, нелишним будет внедрить синхронную работу. При таком подходе задачи, относящиеся к командному спринту, не привязываются к конкретным исполнителям, а поручаются парам сотрудников. При этом специалисты могут работать в разное время, обеспечивая непрерывность выполнения задач для определенного спринта или раздела продукта. Таким образом, возникающие проблемы можно оперативно решать, обеспечивая бесперебойную работу проекта.

Например, я часто ставлю работать в пару маркетолога+копирайтера или маркетолога+дизайнера, исходя из следующих соображений: они живут в близких часовых поясах или готовы «подстроиться» под рабочие часы друг друга без вреда для своей производительности. Ребята налаживают коммуникацию, поэтому при срочных задачах я могу с уверенностью поставить проект на них, понимая, что этап адаптации уже пройден.

Оценка производительности

Для руководителя важна способность оценивать производительность удаленных сотрудников и предоставлять им обратную связь. Если оценка произойдет вовремя и тактично, то уровень доверия со стороны сотрудников значительно вырастет.

Есть сотрудники, чей результат работы можно четко оцифровать по всем процессам, например, таргетологи. А есть те, где оцифровка возможна внутри конкретной задачи: охваты, просмотры, комментарии, конверсия между показателями. Об этом также важно помнить.

Пример: мы в рамках всей маркетинговой группы опираемся на оцифрованный годовой план, разбитый помесячно. Ставим и фиксируем четкие измеримые цели, которые декомпозируем на недели. В понедельник по схеме недельного трекинга мы обсуждаем, что было сделано, что планируется сделать, какие ограничения есть, какие ресурсы необходимы. Все задачи и отчеты ведем в онлайн-режиме в одном документе, а в конце месяца четко понимаем, насколько мы приблизились к общей цели.

В целом, командная работа в разных часовых поясах может быть вызовом для руководителя, но с правильным подходом и инструментами эта миссия становится реальной и более чем выполнимой. Когда все вышеперечисленные аспекты сочетаются, члены команды эффективно сотрудничают между собой (напрямую или через руководителя), несмотря на географическое разделение и разницу во времени. Более того, для многих такой формат работы оказывается проще, интереснее и перспективнее, чем пятидневка и очные встречи в офисе.