Как ИП и ООО оплачивают услуги самозанятого: полное руководство по расчетам и переводу средств

Самозанятость — это специальный налоговый режим, который позволяет физическим лицам работать как подрядчики, уплачивая налоги самостоятельно. Как самозанятый профессионал, или плательщик налога на профессиональный доход (НПД), физлицо может сотрудничать с бизнесом, не являясь его сотрудником. Это делает работу с самозанятыми привлекательной для ИП и ООО.
В новом материале от EasyStaff мы предлагаем полный гайд по работе с самозанятыми исполнителями и расчетам с ними. Он поможет вам понять, как эффективно сотрудничать с самозанятыми и упрощать расчеты с ними.

Начало сотрудничества с самозанятым: необходимость договора ГПХ

Заключение письменного соглашения с самозанятым поможет создать надежную основу в случае возникновения споров и обеспечить соблюдение заранее оговоренных условий. Существует несколько типов договоров ГПХ, среди которых наиболее распространены — договор услуг и договор подряда. Если итогом работы является нематериальный результат, применяется договор услуг; если в результате выполнения работ создается материальный продукт, используется договор подряда.

В любом случае в договоре необходимо прописать ключевые условия сотрудничества.

• Предмет договора: здесь указывается цель его заключения — какие услуги или товары ожидаются от подрядчика.
• Пример: «Исполнитель обязуется предоставить услуги Заказчику, а Заказчик обязуется их принять и оплатить». Далее следует перечисление конкретных задач.

• Сроки предоставления услуг: обозначаются дата начала и окончания работ.
• Пример: «Срок оказания услуг: с (дата начала) по (дата окончания)».

• Порядок выплат и стоимость услуг: прописывается сумма вознаграждения и способы ее получения подрядчиком. Стоимость может быть фиксированной или указываться по факту.
• Пример: «Стоимость услуг сообщается Исполнителем после их оказания и отражается в Акте приема-передачи оказанных услуг» — при почасовой или сдельной оплате; «общая стоимость услуг составляет» — при фиксированной цене.

• Порядок приемки работ: описываются условия, при которых работа считается завершенной. Если проект длительный, можно установить промежуточные этапы.
• Пример: «В течение 7 рабочих дней после получения Акта приемки Заказчик обязан проверить и подписать Акт».

• Условия расторжения договора: важно прописать порядок действий в случае, если одна сторона не удовлетворена работой другой. Инициатива может исходит от любой стороны, поэтому условия расторжения должны быть четко определены.

Пример: «Если Заказчик задерживает оплату более чем на 10 календарных дней, Исполнитель вправе отказаться от Договора».

Проверка статуса. Как убедиться, что ваш подрядчик – самозанятый?

Договор ГПХ не освобождает заказчика от налоговых обязательств за самозанятого. Многие ошибочно полагают, что договор сам по себе снимает ответственность, но это не так. (чем отличается ГПХ и самозанятость мы подробно разбираем в нашей статье здесь)

Чтобы избежать ответственности за налоги, нужно удостовериться, что исполнитель действительно работает в статусе самозанятого. Это можно сделать двумя способами:

Во-первых, проверить ИНН. Запросите ИНН у подрядчика и проверьте его налоговый режим на сайте npd.nalog.ru.
Во-вторых, запросить справку. Попросите подрядчика предоставить справку 1 122 035 «О постановке на учет в качестве плательщика НПД», которую можно скачать в приложении «Мой налог».

Важно иметь подтверждение, что исполнитель был самозанятым на момент начала работы. Это защитит вас от претензий налоговой и позволит избежать лишних выплат НДФЛ, страховых взносов и штрафов.

Самый надежный способ обезопасить себя — включить соответствующий пункт в договор с подрядчиком. Он может звучать так: «В случае потери статуса плательщика НПД исполнитель обязуется возместить заказчику все выплаченные им страховые взносы, НДФЛ, пени и штрафы».

Особенности взаимодействия с самозанятыми

Самозанятый – это фрилансер, который подключается к заказчику для выполнения краткосрочных проектов или задач на небольшой срок, оставаясь при этом вне штата компании. Для многих организаций работать с такими исполнителями может быть непривычно, так как они склонны воспринимать их как штатных сотрудников. Вот несколько советов, которые помогут компаниям наладить эффективное взаимодействие с фрилансерами и извлечь максимальную выгоду из сотрудничества.

Договор с самозанятым не должен напоминать трудовой

Даже если вы оплачиваете услуги самозанятого и не планируете долгосрочное сотрудничество, налоговые органы могут квалифицировать такой договор как трудовой. Это может произойти из-за некорректных формулировок, намекающих на избыточный контроль за работой исполнителя. Договор ГПХ для фрилансера должен ясно указывать на разовый характер предоставляемых услуг.

Самозанятые привлекаются для выполнения конкретных задач в установленные сроки

Не стоит заполнять пробелы в штатном составе самозанятыми, так как внешний Executive будет работать по внутренним правилам вашей компании. Если вам нужен человек для постоянных задач, лучше рассмотреть вариант найма сотрудника. Фрилансеры занимаются завершенными проектами, а не выполняют ежедневные операционные задачи. Поэтому не стоит контролировать их на уровне микроменеджмента. Высокий уровень контроля может насторожить налоговые органы и отпугнуть исполнителей, которые ценят свою независимость.

Необходимо объяснить задачу самозанятому

Контролировать работу фрилансера не обязательно, однако предоставить ему все необходимое для успешного выполнения задания крайне важно. В первую очередь нужно составить точное и детальное техническое задание, в котором будут четко описаны задачи и понятные критерии для оценки качества выполненной работы.

Правильная оплата услуг самозанятого

При наличном расчете необходимо передать деньги и обязательно взять чек. Это поможет в случае споров подтвердить, что оплата была осуществлена. Однако, если изначально договоренность была о безналичном расчете, заменить его на наличный нельзя.

При безналичной оплате деньги следует переводить с расчетного счета ООО или ИП на банковский счет или карту самозанятого. Основанием для перевода послужит счет, который самозанятый выставит в приложении «Мой налог». Не забудьте узнать реквизиты подрядчика (ФИО самозанятого, номер расчетного и корреспондентского счетов, БИК и полное наименование банка). В назначении платежа важно корректно описать причину перевода. Использовать термины вроде «зарплата» нельзя, поскольку это может вызвать у ФНС требования о налогах с работника, а внешний исполнитель не получает зарплату или премию, как штатный сотрудник. Например, можно указать: «Оплата по договору от 15.08.2023 за услуги по переводу инструкции».

Если заказчик работает с несколькими самозанятыми исполнителями, он может воспользоваться специальными сервисамивыплат. Эти сервисы проверяют статус самозанятого и выдают чеки. Если статус плательщика НПД больше не активен, оплата не будет завершена.

В любом случае самозанятый гражданин может работать без кассы и принять оплату от бизнеса-заказчика наличными или на карту. (как при этом рассчитывается налог самозанятого мы пишем здесь)

Почему ИП и ООО так важно получить чек от самозанятого?

Чек является полноценным закрывающим документом при работе с самозанятым. Он необходим как самозанятому, так и заказчику. Для самозанятого чек является подтверждением продажи, а для заказчика — юридического лица служит доказательством расхода в качестве оплаты плательщику НПД, что освобождает его от ответственности платить налоги и взносы за самозанятого как за физлицо.

Когда и как можно получить чек?

Чек можно передать как сразу, так и позднее. При наличном расчете его необходимо выдавать сразу, в момент получения оплаты. При безналичном расчете с переводом на карту исполнитель обязан передать чек не позднее 9 числа месяца, следующего за месяцем, когда была сделана оплата. Чек можно получить в электронном виде, в бумажном виде или по QR.

Что делать, если самозанятый не хочет выдавать чек?

Может ли самозанятый так и не выдать чек? Да, вполне. В этом случае у заказчика есть три пути.

• Напомнить исполнителю об ответственности, которую он несет перед заказчиком: он обязан выплатить 20% от суммы в первый раз или 100% от суммы в последующие разы, когда чек не был выдан.
• Обратиться в налоговую на такого самозанятого, инициируя проверку в его адрес.
• Если так и не удастся получить чек, то придется выплатить НДФЛ, страховые взносы и, возможно, штрафы за такой перевод исполнителю.

Как проверять чек самозанятого?

Обязательные реквизиты должны быть предоставлены правильно:

• Дата получения оплаты должна совпадать с фактической датой, даже если чек выдается позднее.
• Сумма чека должна быть указана полностью с учетом НПД.
• Наименование товара или услуги должно быть прописано конкретно, без терминов из трудовых договоров («аванс», «зарплата», «премия»).
• Не забываем об ИНН и наименовании заказчика (компании или ИП).

Если обнаружите ошибку, то самозанятый может аннулировать чек и заказать новый. Закрывающие документы следует проверять и в момент получения, и в конце отчетного периода — самозанятые могут аннулировать чеки позднее в целях уменьшения налога.

Как быть, если мой исполнитель находится за рубежом?

Если самозанятый — россиянин, который живет за рубежом, то он может продолжать получать деньги от заказчика и платить налог НПД. Утрата налогового резидентства при этом не имеет значения.

Если самозанятый — иностранец, который работает за рубежом, то платить ему деньги может быть сложно сейчас, когда многие платежные сервисы и обычные банковские операции не доступны. В таких случаях на помощь приходит сервис-посредник EasyStaff.

EasyStaff — это платформа, которая упрощает сотрудничество между российскими компаниями и фрилансерами из разных стран. Она выступает в роли посредника, позволяя российским компаниям оплачивать услуги любых специалистов, независимо от их местонахождения. EasyStaff берет на себя оформление всех необходимых документов, включая счета-фактуры и договора. Заказчик переводит деньги на счет EasyStaff, получает подтверждающие документы, а затем EasyStaff переводит средства исполнителю.
Благодаря EasyStaff российские компании могут легко платить зарубежным специалистам, а самозанятые — получать денежные переводы на свои счета, независимо от их местонахождения.