Как платить самозанятым. Инструкция для юрлиц

Вы нашли исполнителя-самозанятого, договорились о работе — осталось только оплатить. Но как сделать всё правильно, чтобы не нарушить закон и не получить вопросы от налоговой? Разбираемся, как юрлицу или ИП безопасно и корректно сотрудничать с самозанятыми.

Самозанятый — это физическое лицо, которое платит налог на профессиональный доход (НПД). Он не индивидуальный предприниматель, не сотрудник в штате, но может легально оказывать услуги бизнесу. Для сотрудничества с самозанятыми компании и ИП заключают с ними договор и оплачивают работу. 

Формально вы заключаете с самозанятым договор гражданско-правового характера (ГПХ). По сути — это договор подряда или договор на оказание услуг. В нем нужно четко прописать: кто, кому и за что платит. Детализация обязательна: вид услуги, сроки, сумма, порядок оплаты. 

Подпись может быть электронной — через простой ЭЦП, например, в сервисе электронного документооборота. Это удобно, особенно если исполнитель работает из другого города. В договоре также можно указать, что исполнитель обязан предоставить чек после оплаты — такая формулировка поможет в случае недопонимания.

Как правильно заплатить самозанятому, если вы — юридическое лицо

Шаг 1. Убедитесь, что исполнитель действительно самозанятый. Попросите его прислать актуальный скриншот из приложения «Мой налог» или ИНН, чтобы проверить статус самостоятельно на сайте ФНС. Самозанятый обязательно должен быть зарегистрирован на момент начала работ и весь срок выполнения задания. Если он снялся с учета — работать с ним как с самозанятым уже нельзя. В противном случае налоговая потом начислит НДФЛ и страховые взносы, как будто это был не фрилансер, а ваш сотрудник.

Шаг 2. Обязательно заключите договор. Это может быть договор ГПХ (гражданско-правового характера). В нем должно быть прописано: что делает исполнитель, сумма и порядок оплаты, сроки. Кстати, подписать его можно даже в электронном виде. Подробнее том, как корректно заключить договор с фрилансером, можно узнать из нашей статьи по ссылке.

Шаг 3. Оплатите работу и попросите чек об оплате. После того, как исполнитель сделал свою работу, переведите оплату ему на банковскую карту или счет. Главное — чтобы был след от перевода: квитанция, выписка или скриншот. После оплаты напомните исполнителю выдать чек через приложение «Мой налог» — это в интересах обеих сторон. В нем обязательно должен быть указан ваш ИНН, так вы сможете учесть расходы в бухучете. Также в чеке необходимо указать характер услуг, к примеру, «копирайтинг» или «разработка приложения». Без квитанции можно считать, что сделки не было. Так что не стесняйтесь просить и проверять: это элементарная защита вашего бизнеса.

Частые ошибки при работе с самозанятыми

Даже если договор подписан, чек получен, а статус самозанятого проверен — всё равно есть нюансы, о которых часто забывают. Вот самые распространенные ошибки.

Неверный тип клиента в чеке. Иногда самозанятый по ошибке указывает в приложении «Мой налог», что получил оплату от физлица, хотя платило юрлицо.Такой чек нельзя принять в расходы, налоговая его просто не признает. Важно проговорить это с исполнителем заранее и прописать в договоре: чеки оформляются корректно, с указанием ИНН заказчика.

Задержка с выдачей чека. Формально чек должен быть выдан в день оплаты. Если исполнитель предоставит его через три дня — формально это уже нарушение порядка расчетов. Бухгалтерии придется объясняться, а при проверке это могут расценить как несвоевременное документальное оформление сделки. Решение — заранее напоминать об этом самозанятому и включать в договор жесткий срок выдачи чека.

Представим себе ситуацию: компания заказала настройку рекламы в социальных сетях у самозанятого таргетолога. Он все сделал, получил оплату на карту, но не выдал чек. Через месяц его статус уже не активен, связи с ним нет. 

Фирма не смогла подтвердить расходы — ни бухгалтерия, ни налоговая не приняли скриншот переписки в мессенджере. Итог: расходы списать нельзя, деньги потрачены, но в учете их нет. Решение: вести учет только по тем исполнителям, которые вовремя предоставляют документы, или работать через платформы, где выдача чека — обязательна.

Рассмотрим другой случай. Дизайнер разрабатывал логотип для ИП из другого города. Они подписали договор ГПХ электронно через сервис ЭДО, в котором прописаны сроки, сумма гонорара и обязательство выдать чек. В этом случае заказчик все сделал правильно и обезопасил себя.

Слишком общая формулировка в чеке. Какое-нибудь размытое «оказание услуг» не подойдет. В чеке важно указывать конкретику: «разработка лендинга», «монтаж видео», «создание рекламных баннеров», «SMM-продвижение». Это поможет обосновать расходы при проверке и упростит работу бухгалтерии. Все эти детали несложно учесть, если заранее обсудить формат взаимодействия и помочь исполнителю разобраться с базовыми требованиями.

Периодичность выплат. Самозанятому можно платить как за всю работу сразу, так и частями — это уже оговаривается в договоре. Главное избегать одинаковых платежей в те же числа месяца, потому что это может выглядеть как трудовые отношения, и тогда могут возникнуть вопросы у ГИТ (государственной трудовой инспекции) или ФНС.

Когда юрлицу нельзя работать с самозанятым?

Может показаться, что самозанятый — идеальный подрядчик: договор подписал, деньги перевел, получил чек — и готово. Но есть важное «но»: самозанятый не «человек-оркестр» и работа с ним — это не какая-то удобная лазейка для уклонения от налогов. Если вы дадите ему задачи, которые нарушают правила применения НПД, или начнете оформлять бывших сотрудников как самозанятых, вашему бизнесу грозят проверки и штрафы от налоговой.

Предположим, маркетинговое агентство X наняло видеомонтажера, оформив договор подряда. Работы было много: съемки, монтаж, графика — ежедневно, по задачам от креативного директора. По факту он работал как сотрудник — с жесткими временными рамками, в офисе, с рабочей почтой и доступами к внутренним папкам.

Через полгода при проверке ФНС признала отношения трудовыми. Компании доначислили взносы, НДФЛ и пени — за весь срок. Самозанятый при этом отделался устным предупреждением. Такие ситуации — не редкость. Чтобы не попасть в такую ситуацию, важно разграничивать: самозанятый — это всегда внешний подрядчик, а не полноценный член команды.

Налоговая служба может признать отношения с самозанятым трудовыми, если заметит определенные признаки (например, регулярность работы, подчиненность или четкий контроль). Если вы попадаете под какой-то пункт, лучше не рисковать. Возможно, будет разумнее оформить самозанятого как сотрудника по трудовому договору, особенно если работа носит постоянный характер.

Когда сотрудничество с самозанятым — выгодно и безопасно для бизнеса?

Проектная работа. Когда нужно выполнить конкретную задачу, например, покрасить стены, убрать после ремонта или сделать сайт, гораздо проще пригласить самозанятого. Так не нужно нанимать постоянного сотрудника, а можно оплатить только выполненную работу и завершить проект.

Нерегулярная нагрузка. Иногда компании нужно помощь на время — например, в сезон или для выполнения разовых задач, как курьерская доставка, строительные работы или юридические консультации. В таких случаях самозанятый идеально подходит, ведь он выполняет конкретную задачу, а не заменяет штатного сотрудника.

Работа с самозанятым может обернуться проблемой, если:

Самозанятый — это ваш бывший сотрудник, который делает ту же работу, что и раньше. ФНС рассматривает такую схему как уклонение от уплаты налогов и страховых взносов, особенно в случаях, когда работа выполняется регулярно и есть подчиненность (вы ставите задачи, контролируете процесс). 

Российское законодательство запрещает работать с бывшим сотрудником как с самозанятым, если с момента увольнения прошло меньше двух лет. Это предусматривает случаи, когда недобросовестные работодатели пытаются подменять трудовые отношения гражданско-правовыми, чтобы не платить налоги.

Работа требует требует лицензии или членства в СРО. Есть виды деятельности, которые не могут выполнять самозанятые, даже если им или вам очень этого хочется. Например, строительство, проектирование, архитектура часто требуют вступления в СРО (саморегулируемую организацию). Для оказания медицинских и охранных услуг нужна лицензия. 

Самозанятый снялся с учета. Статус самозанятого может быть утрачен буквально за день до подписания договора — и тогда все ваши договоренности превращаются в ничто. Если вы заплатите бывшему самозанятому как будто бы всё законно, налоговая может доначислить вам НДФЛ и страховые.

Вы хотите поручить ему перепродажу. Самозанятые могут продавать только свои товары или свои услуги. К примеру, перепродавать ваш товар на маркетплейсах от имени самозанятого — это нарушение. По правилам можно заключать договор только на то, что исполнитель делает сам.

Сколько можно платить самозанятым? Есть какие-то ограничения?

Существует лимит на общий годовой доход плательщика НПД, который составляет 2,4 миллиона рублей. Если этот порог превышен, самозанятый обязан сменить систему налогообложения.

Если самозанятый (не зарегистрированный как ИП) теряет статус плательщика НПД из-за превышения этого лимита, заказчик будет обязан удержать и уплатить НДФЛ и страховые взносы с того дохода, который был выплачен с момента утраты статуса. Перезаключать договор в этом случае не обязательно, но нужно быть готовым к дополнительным расходам — страховые взносы составляют 30%, а НДФЛ — 13%.

Чтобы избежать неожиданных расходов, организации могут заранее предусмотреть в договоре условия компенсации всех налоговых выплат, если самозанятый не сообщит о потере статуса.

Как правильно оформить оплату?

Не забудьте прописать платежном поручении:

• Номер и дату документа, сумму (цифрами и прописью)

• Информацию о заказчике: ИНН, КПП, форма собственности и название
• Данные получателя: ФИО, ИНН
• Банковские реквизиты обеих сторон (наименование банка, БИК, номера счетов)

Особое внимание стоит уделить строке «Назначение платежа». Здесь нужно четко указать, какую услугу вы оплатили, и ссылку на основание перевода. Важно избегать терминов, связанных с трудовыми отношениями — таких как «зарплата», «аванс» или «премия», чтобы не привлечь внимание налоговых органов. Правильнее всего будет написать, к примеру: «Оказание услуг разработки логотипа по договору №123 от 01.05.2025 г.». 

Что дальше? Заполненная и подписанная платежка отправляется в банк. Банк проверяет назначение платежа, чтобы убедиться, что компания правильно переводит деньги самозанятому, и что не нужно платить за него налог. К документу нужно приложить копию договора с исполнителем — так банк быстрее обработает платеж. Один экземпляр с подписями и печатью компании остается в банке, а на втором ставится отметка о выполнении и его возвращают владельцу счета.

Выводы. 5 главных правил 

Сотрудничество с самозанятыми — это классный способ для бизнеса быстро решить задачи без лишней бюрократии. Но есть несколько моментов, которые нужно учесть, чтобы не попасть в неприятности с налоговой. Суммируем все ключевые моменты, чтобы вы могли проверить себя.

«А вы точно самозанятый?»

Перед тем как начать работу с самозанятым, обязательно убедитесь, что он действительно самозанятый. Попросите его прислать скриншот из приложения «Мой налог» или проверьте через сайт ФНС. Если самозанятый вдруг потеряет статус, это будет проблема, так как налоговая посчитает его обычным сотрудником и начислит дополнительные налоги и взносы.

Договор превыше всего

Да, это важный шаг! Даже если работа небольшая, не забудьте оформить договор. Это может быть обычный договор подряда, где прописаны задачи, сроки и сумма. Так все будет прозрачно и понятно для обеих сторон. Плюс можно подписать его в электронном виде — удобно, если исполнитель работает из другого города.

Не забывайте про чеки

После того как оплатили работу, попросите самозанятого выдать вам чек через приложение «Мой налог». Он нужен, чтобы учесть расходы в бухгалтерии. Чек — это не просто формальность, а важный документ. Он должен содержать ваш ИНН и описание выполненной работы, чтобы в случае проверки у вас не было вопросов с налоговой.

Не бойтесь быть слишком дотошными и точными

В чеке должны быть указаны конкретные услуги, а не что-то типа «оказание услуг». Например, «разработка лендинга» или «копирайтинг». Это важно, чтобы потом не было проблем при проверке расходов. Простая рекомендация: заранее уточните у самозанятого, как он собирается оформлять чеки, чтобы не было сюрпризов.

Остерегайтесь своих бывших [сотрудников]

Если вы решили пригласить бывшего сотрудника и оформить его как самозанятого, это может вызвать вопросы у налоговой. Если прошло меньше двух лет с момента увольнения, то такая схема считается незаконной. В таком случае налоговая посчитает, что это трудовые отношения, а не гражданско-правовой договор.