Как проверить самозанятых в 2025 году: риски, гарантии и проверка статуса исполнителя

Количество самозанятых с каждым годом неуклонно растёт. По данным Федеральной налоговой службы, на конец 2024 года их число превысило 12 миллионов человек — и эта тенденция только набирает обороты. За последние пять лет самозанятость стала достаточно популярной и получила ряд государственных льгот, что значительно упростило ведение бизнеса для физических лиц без оформления в качестве индивидуальных предпринимателей. Вместе с этим вырос и налоговый контроль со стороны ФНС, а также появились новые механизмы защиты для заказчиков, работающих с самозанятыми.

Юридически самозанятые — это физические лица, которые ведут деятельность в рамках программы «Налог на профессиональный доход» (НПД). Они не имеют статуса индивидуального предпринимателя, но при этом обязаны уплачивать налоги и выдавать официальные чеки своим заказчикам за оказанные услуги или выполненную работу. Благодаря удобству налогообложения и простой процедуре регистрации самозанятые в 2025 году стали одними из самых востребованных партнеров для бизнеса, особенно в сферах услуг, фриланса и творческих профессий.

Тем не менее, чтобы сотрудничество с ними было безопасным и законным, важно понимать, как правильно проверить статус самозанятого с юридической и бухгалтерской точки зрения. Также стоит знать, как не попасться на уловки мошенников, которые маскируются под добросовестных исполнителей. Именно об этом и пойдёт речь в нашей статье.

Для чего необходимо проверять статус самозанятого

• подтвердить, что человек находится в статусе самозанятого;
• убедиться, что он платит налоги и вправе оказывать услуги;
• снизить риск от ФНС, если вы ИП или юридическое лицо;
• избежать ситуаций, когда исполнитель уклоняется от выполнения обязательств.

Основной риск при работе с самозанятым – это потеря статуса самозанятого. Самозанятый может снять себя с налогового учета по собственной инициативе или быть исключен ФНС за нарушение условий. Если же после этого он продолжит работать, не оформившись как ИП или не зарегистрировавшись повторно как самозанятый, заказчик рискует столкнуться с серьезными налоговыми проблемами. Представьте, что вы нашли исполнителя на фриланс-площадке и хотите заказать у него разработку сайта. Он заявляет, что работает как самозанятый. Однако в ходе проверки выясняется, что он не зарегистрирован. Это значит, что при оплате вы не получите легальный чек, а значит, не сможете подтвердить расходы перед налоговой и рискуете попасть под подозрение в «серой» оплате. Кроме того, отсутствие официального статуса исполнителя может быть воспринято налоговыми органами как фактическое трудоустройство без оформления трудового договора. В таком случае к вам могут применить штрафы за незадекларированную занятость и обязать оплатить страховые взносы за этого работника, что значительно увеличит ваши расходы и создаст дополнительные юридические сложности.

Три способа проверки статуса самозанятого

1. Проверить статус самозанятого на сайте Федеральной налоговой службы. Это самый простой способ и для этого вам потребуется:

• зайти на сайт ФНС; 
• ввести ИНН самозанятого;
• убедится, что он действительно зарегистрирован и посмотреть до какого времени статус актуален.

2. Запросить справку о статусе – если по каким либо причинам не получилось уточнить статус на сайте, можно попросить у самозанятого справку о статусе. Обратите внимание на дату регистрации, номер ИИН, а также наличие печати ФНС.

3. Чек – согласно правилам, главным подтверждающим документом для налоговой считается чек, сформированный исполнителем через приложение «Мой налог». Этот чек фиксирует факт получения оплаты и автоматически отражается в системе ФНС. В чеке указывается ФИО, ИНН самозанятого, а также QR-код, с помощью которого можно проверить статус на сайте ФНС. 

ВАЖНО: проводить проверку не один раз, а каждый раз перед оплатой, особенно если вы работаете с одним исполнителем на протяжении длительного времени. Самозанятый может сняться с учета в любой момент, и вы об этом даже не узнаете, если не проверите.

Какие документы должен предоставить самозанятый

Поскольку весь документооборот для самозанятых упрощен, главным закрывающим документом во взаимоотношениях с исполнителем будет являться чек. Если самозанятый не высылает чек, это тревожный звонок. Без чека ваша организация не сможет учесть расходы и получить налоговую выгоду, а у физлица возникнут вопросы в случае спора.

Мы рекомендуем дополнительно заключать договор и акт выполненных работ с самозанятым. Эти документы позволят снизить риски во взаимоотношениях с исполнителем и ФНС, а также будут играть решающую роль в разрешении спорных ситуаций. О том, как составить договор и акт выполненных работ, вы можете ознакомиться на нашей платформе EasyStaff Payroll.

Что делать, если статус самозанятого не подтвердился

Если вы узнали, что исполнитель потерял статус самозанятого, первым делом остановите все выплаты до выяснения обстоятельств. Если продолжить выплаты, то вы рискуете нарваться на дополнительную налоговую нагрузку. В таком случае лучше предпринять такие действия: 

1. Потребуйте объяснений от исполнителя, возможно, что это просто ошибка в документах и нужно просто уточнить данные. Например, исполнитель мог дать вам неверный номер ИНН. Однако самозанятый мог потерять статус из-за превышения годового лимита дохода в 2,4 миллиона рублей либо в результате видов деятельности, запрещенных для плательщиков НПД.
2. Предложите альтернативный вариант сотрудничества – если работа должна продолжаться, вы можете оформить с исполнителем трудовой договор. В таком случае вы как заказчик будете обязаны удержать НДФЛ и выплатить страховые взносы. 
3. Не переводите деньги до получения подтверждающих документов. Если статус не подтвержден, нет чека, договора или хотя бы признаков официальной регистрации, не спешите оплачивать работу. Лучше потерять потенциального исполнителя, чем рисковать деньгами и юридической безопасностью.
4. Фиксируйте переписку и договоренности: если вы всё же решите рискнуть и работать с таким исполнителем, сохраните переписки, договорённости, реквизиты переводов. Это может помочь в случае спора или претензии.

Неуверенность в статусе исполнителя — это сигнал к повышенному вниманию. Ошибки и недочеты в при работе с самозанятыми могут дорого обойтись. Гораздо проще и дешевле вовремя отказаться от небезопасной сделки, чем потом бороться с её последствиями.

Как обезопасить себя

Чтобы минимизировать риски, необходимо соблюдать ряд простых, но важных правил: 

• Проверяйте, проверяйте и проверяйте статус своих исполнителей. В идеале – выполнять такие проверки в момент подписания договора, а также каждый раз перед оплатой. Современные онлайн-сервисы и мобильные приложения ФНС делают эту процедуру максимально простой и быстрой, поэтому не стоит её игнорировать.
• Заключайте договор даже для, казалось бы, простых услуг. Договор помогает четко определить объём и сроки работы, условия оплаты, а также порядок решения возможных споров. Это важный юридический документ, который защитит обе стороны и послужит доказательной базой, если возникнут недопонимания.
• Требуйте чеки! Именно чек является основным подтверждающим документом в отношениях с самозанятыми с точки зрения законодательства. Чек от самозанятого подтверждает расходы и позволяет претендовать на налоговый вычет при соответствующих условиях. Чек фиксирует факт сделки, дату и сумму, а также помогает избежать претензий со стороны налоговой.
• Проверяйте репутацию исполнителя. Проверьте отзывы, портфолио, социальные сети. Поговорите с исполнителем. Иногда этого бывает достаточно, чтобы понять, стоит ли человеку доверять.

Соблюдение этих правил значительно снижает риски и позволяет работать с самозанятыми спокойно, минимизируя вероятность неприятных сюрпризов и финансовых потерь.

Самозанятые в 2025 году – удобный формат, если всё делать правильно

С каждым годом сотрудничество с самозанятыми становится всё более распространённым и технически удобным: в 2025 году ФНС упростила проверку статуса, а цифровые платформы начали активнее внедрять автоматические инструменты контроля. Всё это помогает бизнесу и частным заказчикам выстраивать работу прозрачно и без лишней бюрократии.

Если вы хотите выстроить работу с самозанятыми грамотно и без лишних рисков, важно учитывать не только статус исполнителя, но и нюансы документооборота, расчетов и налоговой отчётности. Обратитесь к платформе EasyStaff Payroll, чтобы не упустить ничего важного! Специалисты компании помогут настроить все процессы от проверки статуса до правильного оформления взаимоотношений с самозанятыми.