Оплата самозанятому лицу от юридического лица

Работать с самозанятыми для организаций стала очень привлекательной стратегией. Здесь оплата проще, чем при расчётах с ИП, нет дополнительного налогообложения, не нужно принимать человека на работу и соблюдать строгое трудовое законодательство. При соблюдении правил это удобно, экономично и законно.

Но при этом возникают вопросы: как платить, нужен ли договор, можно ли наличными, как получить чек, что с налогом и где проходят границы между ГПХ и трудом.

В статье разбираем, как грамотно осуществить оплату самозанятому от юридического лица. Потребуется соблюсти несколько обязательных этапов. Пропуск любого из них может привести к проблемам, начиная от отказа в признании расходов до штрафов от налоговой.

Ниже приводится пошаговая схема взаимодействия исполнителем, оформленная максимально понятно и удобно для применения на практике.

Шаг 1. Проверка статуса самозанятого

Прежде чем платить деньги, юрлицо должно убедиться, что исполнитель действительно зарегистрирован как плательщик налога на профессиональный доход, и может работать. Следует выполнить шаги:

• Перейти на сайт ФНС: https://npd.nalog.ru/check-status;
• Ввести ИНН исполнителя;
• Получить информацию о действующем статусе.

Обратите внимание, что услуги исполнителя должны подходить под возможность применения специального налогового режима «Налог на профессиональный доход». Юридическому лицу результаты проверки желательно сохранить в PDF или сделать скриншот, он послужит доказательством добросовестности компании в случае спора или проверки.

Статус самозанятого можно проверять прямо из интерфейса бухгалтерских системах, например, в «Контур.Бухгалтерия» или «Моё дело».

Шаг 2. Подготовка персональных данных

Для оформления договора, актов и проведения выплаты физлицу юридическому лицу необходимо получить пакет документов:

• ФИО и паспортные данные исполнителя;
• ИНН (желательно сверить с базой ФНС);
• банковские реквизиты (карта или расчетный счёт);
• контактные данные для передачи документов (почта, мессенджер).

В некоторых случаях запрашивается копия паспорта или СНИЛС, если это предусмотрено политикой внутреннего документооборота компании.

Шаг 3. Заключение гражданско-правового договора (ГПХ)

Гражданско-правовой договор (ГПХ) между организацией и самозанятым обязателен. Он является основанием для списания расходов и подтверждением правомерности выплат.

Письменный договор не потребуется только в одном случае, если работа выполнена или услуга оказана на месте и сразу. Например, самозанятый отремонтировал кресло в офисе компании и тут же получил оплату.

В договоре обязательно должны быть прописаны:

• Реквизиты сторон (ФИО и ИНН самозанятого, данные юр);
• Перечень и подробное описание предмета договора;
• Сроки исполнения;
• Точная стоимость и срок перечисления денег (например, в течение 5 банковских дней после подписания акта);
  
• Обязательство исполнителя выдать чек через приложение «Мой налог» в течение суток после получения оплаты;
  
• Способ оплаты: перечисление на карту, расчетный счёт или наличными (при условии соблюдения норматива).

Составляя текст обязательно укажите сдельный характер работ. Формулируйте так, чтобы невозможно было переквалифицировать гражданско-правовые отношения в трудовые. Если не соблюсти этот нюанс, то компания может получить: штраф за нарушение трудового законодательства до 100 000 рублей; доначисленные налоги и взносы; подачу отчетности по физлицам.

Долгосрочный рамочный договор возможен только при условии оформления отдельных заданий на каждую задачу.

Шаг 4. Проведение оплаты

Когда все необходимые документы оформлены приходит время платить. Оплата самозанятому проводится одним из следующих способов.

Платёж через приложение «Мой налог»

Этот способ используют редко, но знать о нем необходимо. Оплата от юр через приложение «Мой налог» производится при условии, что он сформировал там счёт и подключил платёжного агента.

Бухгалтерия переводит оплату по счёту любым способом, средства автоматически поступят на счёт исполнителя по номеру телефона плательщика НПД через систему быстрых платежей. Размер комиссии по операциям по картам, СБП, за вывод средств, определяют платёжные агенты, их стоит учитывать.

Платёжное поручение

Здесь важно уделить внимание оформлению платежки, чтобы банк не расценил перевод как подозрительную операцию и не заблокировал счёт. Не стоит давать лишний повод для претензий со стороны налоговой инспекции.

Заполнение платежки:

• В графе «вид оп.» указать код «01».
• В поле «наз. пл.» прописать «1». Это служит подтверждением того, что происходит перевод средств, как оплата работы по договору ГПХ.
• В графе «Очер. плат.» код «5» указывает на то, что выплата осуществляется в рамках соглашения с фрилансером.
• В поле «Назначение платежа» нельзя использовать формулировки, которые могут трактоваться как трудовые отношения, например «зарплата», «премия». Это может привести к блокировке счета и штрафным санкциям за неуплату налогов и взносов. В этом разделе необходимо четко указать, за что перечисляются средства, ссылаясь на договор и его дату. Например: «Оплата по договору №7 от 12.02.2025 г. за написание текстов».

Для проведения оплаты с расчетного счета от ООО, где нет выделенного бухгалтера, можно использовать сервис-посредник. Он возьмёт комиссию с каждого перевода, но самостоятельно сформирует все нужные документы, проверит налоговые статусы исполнителей, проведёт оплату в полном соответствии с действующим законодательством.

Оплата наличными

У этого вида оплаты есть некоторые особенности и их необходимо помнить:

•      Юрлицо обязано оформить приходный кассовый ордер (форма №КО-1 или аналогичный).

•      Оплата ограничена лимитом — до 100 000 ₽ в рамках одного договора.

•      Самозанятый обязан выдать чек в день получения наличных. 

Расчеты деньгами с самозанятым — противоречивая история, которая законом не регламентирована, но и напрямую не запрещена. Поэтому многие предпочитают не производить таких расчетов.

Шаг 5. Получение чека

Важнейший пункт оплаты на этапе расчетов. Документ о получении денег самозанятый формирует самостоятельно через мобильное приложение или через интегрированный сервис (например, Profi.ru, ЮKassa, YouDo).

Получив его, проверьте наличие всех требуемых данных:

• дата операции;
• ФИО и ИНН исполнителя;
• сумма платежа;
• название услуги или товара;
• QR-код и фискальные реквизиты.

Исполнитель может представить чек в PDF-файле; в виде ссылки; на бумаге.

Важно помнить,что дата выдачи чека и дата поступления средств должны совпадать, либо он должен быть выдан в течение суток после получения средств.

Шаг 6. Бухгалтерский и налоговый учёт

Для того чтобы сумма, выплаченная самозанятому, была признана в расходах, необходимо соблюдение всех формальностей. Проверьте наличие документов.

 1.     Договор подтверждает правовую основу сделки.

2.     Акт фиксирует факт выполнения.

3.     Чек самозанятого свидетельствует оплату и налоговый статус исполнителя.

4.     Платёжные документы — выписка банка, платёжное поручение, приходный кассовый ордер.

Все документы хранятся не менее 4 лет, так как в течение этого срока по законодательству возможно проведение налогового и бухгалтерского контроля. ООО или ИП, выплачивающее средства самозанятому, не требуется платить страховые взносы или удерживать НДФЛ, это делает сам исполнитель в рамках НПД. 

 Как учесть и сделать проводки:

•      Отражение в бухгалтерии производится на основании договора и акта.

•      Расходы учитываются на счёте затрат, например, 26 (Общехозяйственные расходы) или 20 (Основное производство), в зависимости от характера услуги.

•      НДС не начисляется, так как самозанятый не платит НДС.

Какие есть ограничения

Работая с плательщиком налога на профессиональный доход, не забывайте о существующих ограничениях.

• По размеру оплаты. Лимит дохода самозанятого — не более 2,4 млн рублей в год. После превышения этого порога самозанятый теряет право на НПД.
• По частоте. Нельзя заключать договоры, схожие с трудовыми отношениями: регулярная работа, график, подчинённость равны риску переквалификации. Например: если дизайнер получает 30 000 ₽ за логотип разово — это допустимо. Если же он ежемесячно делает дизайн по графику, то ФНС может задать вопросы.
• По способу оплаты. По закону наличные расчёты между юридическим лицом и физлицом не могут превышать 100 000 ₽ в рамках одного договора (ст. 861 ГК РФ).

Примеры ошибок и как их избежать

Уверенность приходит с опытом, поэтому важно учитывать уроки, полученные другими. Для этого изучите примеры уже кем-то совершенных ошибок.

Оплата без чека

ООО перевело 50 000 ₽ исполнителю, но не получило документ. Расходы не подтверждены, поэтому при проверке налог на прибыль вырос.

Заплатили бывшему сотруднику

Организация решила оптимизировать затраты. Уволила ряд сотрудников и оформила с ними ГПХ, как с плательщиками налога на профессиональный доход. В нарушение правила — в течение двух лет с момента увольнения нельзя оформлять бывших работников как самозанятых. Получен штраф от налоговой.

Платежи наличными свыше лимита

Компания выплатила 121 000 ₽ на месте, чем нарушила ГК и создала риск блокировки расчетного счёта.

Работать с самозанятыми выгодно и просто. ООО и ИП не ограничены в оплате услуг самозанятых при соблюдении всех правил.

В последнее время в СМИ появились слухи о возможной отмене специального налогового режима. 13 мая 2025 года на сайте Кремля опубликована информация, где говорится, что Президент РФ поручил Правительству Российской Федерации: проанализировать эффективность проведения эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход», осуществить оценку случаев, связанных с привлечением работодателями лиц, применяющих указанный налоговый режим, в целях оптимизации налогообложения, и представить предложения по совершенствованию этого налогового режима с учетом срока завершения эксперимента». Возможно, проделанная работа позволит еще улучшить ситуацию. 

Хотите автоматизировать работу с самозанятыми? Используйте бухгалтерские сервисы с проверкой и выгрузкой чеков. Это упростит задачу, сэкономит время, снизит налоговые риски и обеспечит законность сделки.