Расчеты с самозанятыми — проводки в бухучете

Бизнес все чаще привлекает самозанятых для разовых задач и долгосрочных проектов. Однако, исходя из практики, работа с НПД может создать некоторые трудности с точки зрения бухучета.

В этой статье разберем все, что касается расчетов с самозанятыми: какие документы нужны, на каких счетах отражать оплату, как избежать типичных ошибок и не попасть под переквалификацию в трудовые отношения. 

Пакет документов при работе с самозанятыми

По законодательству основным документом для работы с самозанятыми является чек, однако мы настоятельно рекомендуем сформировать полный пакет документов. Это поможет правильно учесть расходы и не вызвать лишних вопросов у налоговой.

• Справка о статусе плательщика НПД – перед заключением договора убедитесь в том, что самозанятый не потерял свой статус. Если статус был потерян, а работа продолжается – это может привести к дополнительной налоговой нагрузке. Подробнее о том, как проверить самозанятое лицо, мы говорили в этой статье.

• Договор ГПХ – помимо того, что это надежная страховка как для вас, так и для исполнителя, договор заметно упростит бухучет. Дело в том, что самозанятые не выставляют счет. Вместо этого в платежке можно указать реквизиты договора. Более того: при проверках договор – это юридический инструмент, который будет являться доказательством того, что платите не физлицу (в таком случае вы должны будете удержать НДФЛ и взносы), а именно плательщику НПД. 

• Акт выполненных работ – помогает подтвердить, что услуга реально оказана, в каком объеме и когда. Это особенно важно, если чек выдан заранее, а услуга завершена позже. И наоборот: акт поможет при распределении затрат по периодам, если услуги оказаны в одном месяце, а факт оплаты был позже. 

• Чек – основной документ при работе с самозанятыми. Без чека налоговую базу по налогу на прибыль уменьшить не получится. Для каждой выплаты самозанятому нужен отдельный чек, иначе расходы не будут считаться документально подтвержденными.

Важное о проверки статуса: проверяйте статус самозанятого каждый раз, когда начинаете работу, а также перед оплатой. Самозанятый мог потерять статус и не знать об этом либо намеренно сняться с учета.

Важное про договор: обратите внимание на главный юридический аспект –  это должен быть именно договор ГПХ. Отношения между заказчиком и самозанятым исполнителем носят гражданско-правовой характер. Заключение трудового договора вместо договора ГПХ приведет к серьезной налоговой нагрузке.

Важное про акт выполненных работ: часто бывает, что при проверках ФНС запрашивает акт выполненных работ для подтверждения реальности сделки и деловой цели расходов. Особенно это актуально при оказании нематериальных услуг. Например: консультации, обучение, маркетинг.

Важное про чек: при безналичной оплате чек должен быть выдан до 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты. При оплате наличными, картой или через СБП в момент расчета.

Проводки при расчетах с самозанятыми

Расчеты с самозанятым лицом оформляются в бухучете по тем же правилам, что и с другими контрагентами: на основании договора, подтверждающих документов и оплаты. Однако есть особенности – самозанятые не платят НДС, за них не удерживается НДФЛ, можно смело забыть про 68, 69, 70 счета. А ключевым документом для признания расходов становится чек.

В учете используются стандартные счета, их выбор зависит от характера услуг, способа расчета и системы налогообложения компании.

• Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Основной счет для учета обязательств перед самозанятыми. Несмотря на особый налоговый режим, в бухучете они проходят как обычные исполнители. Также можно провести через 76 счет “расчеты с разными дебиторами и кредиторами”.

• Счета затрат: 20, 25, 26, 44

Используются для признания расходов:

– счет 20 если услуги самозанятого участвуют в производстве (например, услуги по упаковке продукции);

– счета 25, 26 если услуги относятся к административной или общехозяйственной части (например, уборка офиса, ИТ-поддержка);

– счет 44 если расходы связаны с продажами (доставка, маркетинг, оформление торговых точек и т.п.).

• Счет 51 «Расчетный счет»

Используется при безналичной оплате услуг самозанятому. Деньги списываются в момент перечисления.

• Счета 71 или 50

Применяются, если оплата проходит через подотчетное лицо или наличными.

Давайте рассмотрим это на примере: 

Компания ООО «ЛайтБизнес» (УСН) привлекает самозанятого бухгалтера на аутсорсинг расчета заработной платы. Заключен договор на ежемесячное сопровождение. После оказания услуги бухгалтер отправляет чек из приложения «Мой налог» и акт. Оплата производится по безналичному расчету с расчетного счета компании.

Перечень документов, необходимый для бухучета, состоит из письменного договора ГПХ, акта выполненных работ, чека и платежного поручения. Для такого случая бухгалтерские проводки будут выглядеть так:

Дт 26 Кт 60 – отражены хозяйственные расходы по акту и чеку;

Дт 60 Кт 51 – перечислены денежные средства самозанятому лицу.

Компания перечисляет самозанятому полную сумму, согласованную в договоре. Налог НПД (4% если заказчик физлицо и 6% если заказчик юрлицо или ИП) самозанятый платит самостоятельно. В этом случае приятной нотой во взаимоотношениях будет учесть сумму налога при заключении договора. 

Проводки через 1С: как зарегистрировать, оформить плату и учесть расчеты с самозанятыми

Регистрация самозанятого в системе 1С 

В 1С самозанятый оформляется в справочнике контрагентов. Для этого включите функцию «Выплаты самозанятым» в разделе «Главная» — «Функциональность» — «Расчеты». 

Далее самозанятого надо внести в справочник контрагентов для этого нужно:

• В разделе «Справочники» откройте вкладку «Контрагенты» и нажмите по кнопке «Создать»

• укажите вид контрагента – самозанятый;

• заполните данные исполнителя.

Дополнительно можно указать реквизиты договора, по которому осуществляется сотрудничество. Это облегчит последующее оформление документов и связку операций. 

После этого система будет учитывать особенности работы с исполнителем-самозанятым: не начислять НДФЛ и страховые взносы, контролировать наличие чека и не предлагать счет-фактуру.

Учет услуг самозанятого

Учет услуг самозанятых в 1С можно организовать двумя основными способами, в зависимости от того, на каком этапе вы оформляете договор и поступление.

Если вы только планируете получить услугу, начните с оформления договора. Это можно сделать двумя путями:

— через карточку уже созданного контрагента,

— либо через раздел «Справочники».

В обоих случаях важно указать в графе «вид договора» – с поставщиком (у них такая же система начисления и вычета взносов), а также прописать номер, дату и наименование договора

Если услуга уже оказана, и вы сразу переходите к учету расходов, откройте вкладку «Покупки» – «Поступление (акты, накладные, УПД)». В форме «Поступление услуг» заполните реквизиты самозанятого: ФИО, договор, наименование услуги и сумму. Если договор еще не создан, его можно оформить прямо в этом окне, достаточно нажать на выпадающий список напротив поля «Договор». 1С автоматически подставит нужные данные.

Оформление оплаты самозанятому

После того как в 1С оформлено поступление услуг от самозанятого, следующий шаг – произвести оплату. Важно правильно указать реквизиты, привязать договор и обеспечить корректное формирование проводок, чтобы избежать искажений в налоговом учете. Наиболее распространенный вариант – прямой безналичный перевод на карту или счет самозанятого: 

1. Перейдите в «Банк и касса» – «Платежные поручения».

2. Нажмите «Создать», выберите тип операции: «Прочие расчеты с контрагентами».

3. В поле «Получатель» укажите самозанятого из справочника.

4. Убедитесь, что выбран договор, оформленный ранее.

5. Укажите сумму платежа. В поле «Ставка НДС» укажите «Без НДС».

6. Укажите назначение платежа, например: Оплата ФИО по договору №ХХХ от [дата], услуги по акту №ХХХ.

7. Нажмите «Провести и закрыть».

После проведения операции в 1С формируются следующие бухгалтерские записи:

Дт 60.01 Кт 51 – перечислены денежные средства самозанятому.

Если ранее вы оформили поступление услуги (например, по маркетинговым расходам), то была создана проводка:

Дт 44 (либо 26, 20, 25 и т.д.) Кт 60.01 – отражено поступление услуги от самозанятого. 

После оформления оплаты остается только подписать платежное поручение и отправить его в банк. Если все корректно – деньги будут перечислены самозанятому, а операция завершится. На этом этапе остается лишь убедиться, что документы подшиты, проводки сформированы правильно, а остатки по расчетам закрыты.

Как все упростить

Проведение расчетов с самозанятыми требует регулярного контроля: бухгалтеру нужно проверять статус плательщика НПД, запрашивать чеки, отслеживать, чтобы документы были оформлены корректно и вовремя. Если исполнителей много, это превращается в ежедневную рутину.

Существенно упростить бухучет можно с помощью платформы EasyStaff Payroll. С нашим сервисом бухгалтерии не придется взаимодействовать с множеством исполнителей, а только с одной платформой-посредником, что сокращает количество операций и упрощает контроль. В свою очередь, вы можете быть спокойны за закрывающие документы и их сохранность. Все просто, прозрачно и по всему миру. 

При работе со сторонним сервисом бухгалтерские проводки немного изменятся: основную роль в них будет играть 76 счет «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» с открытым субсчетом – 76.09 «Расчеты с посредником».

Проводки через сервисы будут выглядеть так:

• Дт 44.01 Кт 76.09 – учтены расходы на маркетинг через посредника EasyStaff Payroll

• Дт 76.09  Кт 51 — перечисление средств по счёту EasyStaff Payroll

Налоговые риски и распространённые ошибки

Работа с самозанятыми кажется простой – не нужно платить за них налоги и взносы, как за штатных сотрудников. Но из-за этого многие компании расслабляются и допускают ошибки, которые могут обернуться доначислениями от ФНС. Вот ключевые риски, на которые стоит обратить внимание:

Отсутствие закрывающих документов

Чек – это самый главный документ, который подтверждает факт оплаты самозанятому. Без него расходы не уменьшат налогооблагаемую прибыль. Даже если есть договор и акт, без чека налоговая может исключить сумму из расходов. Чек должен быть оформлен на каждую выплату. 

Риски переквалификации в трудовые отношения

Как правило, это бывает при неправильном оформлении документов либо при фактах “скрытого трудоустройства”, но мы бы хотели напомнить, что у режима НПД есть интересный юридический нюанс, который запрещает работать с бывшими сотрудниками, которые получили статус самозанятого. Для того чтобы привлечь таких сотрудников, должно пройти не менее двух лет с момента их увольнения.

Оплата без проверки статуса НПД

Если на момент выплаты исполнитель потерял статус самозанятого, вы автоматически становитесь налоговым агентом. Придется удерживать НДФЛ и платить за него взносы.

Как избежать рисков:

• всегда проверяйте статус самозанятого;
  
• требуйте чек и акт на каждую услугу;
  
• не заменяйте штатную должность «самозанятым» – ФНС это видит;
  
• храните документы: договор, акт, чек – все три документа могут стать серьезным аргументом в решении конфликтов.

При проведении расчётов с самозанятыми важно не упускать детали: от корректного оформления документов до точного отражения операций в учёте. Это помогает избежать лишних сложностей, уверенно учитывать расходы и выстраивать прозрачные и удобные процессы работы с внешними исполнителями. Такой подход существенно снизит нагрузку на бухгалтерию и повысит качество вашего взаимодействия с самозанятыми.