Что происходит: ФНС стала штрафовать работодателей за работу с самозанятыми

В 2021 году предприниматели стали получать уведомления от налоговой с требованием предоставить пояснения о взаимоотношении с самозанятыми.

Меня зовут Евгений Фёдоров, я основатель сервиса выплат фрилансерам и удалённым сотрудникам Easystaff. В этом году я отчётливо наблюдаю этот тренд: у нас резко увеличился приток клиентов, которые столкнулись с желанием налоговой признать отношения трудовыми.

Чтобы понять массовость проблемы, я провёл опрос в телеграм-канале «Деловар», и его результаты подтвердили мои догадки.

Предлагаю разобраться, что происходит и как компании обезопасить себя от проверок налоговой.

В ноябре 2019 года ФНС России и Роструд договорились об одновременных проверках работодателей, работающих с самозанятыми. Поначалу о проверках ничего не было слышно, но в 2021 году компании стали получать уведомления от налоговой. Многим знакомым друзьям предпринимателям пришли вот такие письма.

Налоговая требует, чтобы собственники дали пояснения либо предоставили подтверждающие документы, которые ранее не были представлены. К документам относятся договоры, заключённые с физлицами, акты выполненных работ, подтверждение проведённых оплат. Если таких документов нет, нужно предоставить уточнённые расчёты по страховым взносам.

Если налоговая сочтёт, что между компанией и самозанятым есть признаки трудовых отношений, то работодателя могут привлечь к ответственности за нарушение трудового и налогового законодательства. Последствия могут быть такими:

• штрафы от трудовой инспекции от 5 000 рублей до 100 000 рублей;

• пени и штрафы от налоговой за неуплату НДФЛ и страховых взносов до 40% от невыплаченной суммы;

• по решению суда компанию могут обязать выплатить исполнителю зарплату с надбавками, если он работал в выходные и праздники, компенсацию морального вреда.

Среди основных ограничений по работе с самозанятыми можно выделить следующие пункты:

1. Самозанятый в течение двух лет не может работать с бывшим работодателем. Это ограничение отчасти защищает работников и не позволяет компаниям переводить своих сотрудников на самозанятость, чтобы сэкономить на НДФЛ и страховых выплатах.

2. Отсутствие признаков трудовых отношений. Трудовое законодательство, а также судебная практика выделяют следующие признаки:

• закрепление определённых обязанностей за сотрудником;

• чёткий внутренний распорядок работы с графиком;

• обеспечение работодателем условий труда;

• устойчивый длительный и стабильный характер отношений;

• осуществление периодических выплат работнику, которые являются для него единственным и (или) основным источником доходов;

• определение размера выплат работникам из расчёта отработанного времени.

При проверке трудовая инспекция может переквалифицировать гражданско-правовой договор в трудовой, если найдёт нарушения. Тогда компанию оштрафуют и доначислят налоги, пени и другие обязательные платежи, о которых я говорил выше.

Налоговая, вряд ли, откажется от проверок, поэтому бизнесу важно контролировать организацию работы с самозанятыми.

Избежать проблем поможет чёткий алгоритм действий:

1. Проверка статуса самозанятого. До заключения договора важно убедиться, что физлицо действительно состоит на учёте в налоговой. Для этого можно запросить справку о постановке на учёт из приложения «Мой налог» или проверить статус самостоятельно на сайте ФНС с помощью ИНН. Этот шаг позволяет обезопасить компанию от нечестных действий исполнителя, например, подделки чеков.

2. Заключение с самозанятым гражданско-правового договора. В шаблоне договора важно прописать обязанность физлица своевременно предоставлять чеки, сообщить о потере статуса и указать, что исполнитель платит за себя налоги самостоятельно.

В договоре не должно быть пунктов, которые могут указывать на трудовые отношения. Основные из них я перечислил выше, дополнительные можно найти в памятке самозанятого.

3. Контроль выплат. Для каждой оплаты потребуется сформировать акт о принятии работ с точным перечнем услуг, которые выполнил самозанятый. Например, написание текста для главной страницы сайта или разработка логотипа. После платежа обязательно запрашивать у самозанятого чек из приложения «Мой налог», чтобы при необходимости подтвердить факт оплаты.

Если у вас сильная бухгалтерия, то она, скорее всего, сможет надлежащим образом подготовить документы. Когда речь идёт о малом и среднем бизнесе, чаще всего внимание предпринимателя направлено на создание ключевой ценности, а не на обслуживание вспомогательных процессов. Он скорее вкладывает средства в продукт, чем в построение дееспособной бухгалтери.

Для тех, у кого нет желания развивать собственную бухгалтерию и кадровое делопроизводство, есть более простой способ работать с удаленной командой — через посредника. Для этого компания заключает b2b договор оказания услуг со специализированным сервисом, который берёт на себя все административные вопросы по работы с удалённой командой. В этом случае у налоговой не будет причин предъявлять претензии, потому что взаимоотношения компании и команды исполнителей нельзя будет квалифицировать как трудовые. Причём налоговый статус исполнителей может быть любой: самозанятые, физлица, ИП или специалисты из стран СНГ.

Например, наш сервис easystaff. io работает так: с одной стороны, мы заключаем договор подряда с компанией, которая хочет работать с удалённой командой. С другой — договор оказания услуг с удалённой командой этой компании.

Сервис автоматически формирует все закрывающие документы для подтверждения расходов. За это компания платит комиссию 10% с каждого перевода удалённому специалисту.

Такой способ работы позволяет оплачивать работу любому исполнителю независимо от его налогового статуса и страны проживания. При этом нет никаких ограничений и рисков со стороны ФНС. Нескольких часов ассистента руководителя или помощника бухгалтера достаточно, чтобы обслуживать более 100 удалённых сотрудников.

Приходили подобные письма из налоговой? Оставьте заявку на подключение к easystaff.io, и мы расскажем, как в вашей ситуации оптимизировать работу с удалённой командой.