Как нанять сотрудника в Европе в 2024 году

Сегодня удаленная команда — вполне обычное устройство для стартапов и молодых компаний. После пандемии и в связи с кризисом многие топовые специалисты уехали из страны. При этом переехали не только наемные сотрудники, которые в свое время работали в офисах, но и основатели компаний. И для них остро стоит вопрос, как перевести деньги сотрудникам, оставшимся дома. В этой статье команда EasyStaff объясняет, как можно продолжать сотрудничество с релоцировавшимися в Европу сотрудниками.

Вообще найм сотрудника из-за рубежа противоречит Трудовому кодексу РФ. Основная причина в том, что по ТК РФ работодатель обязан предоставлять сотруднику безопасную среду для работы. В любом российском городе — это офис. А вот в случае работы с зарубежным сотрудником обеспечить безопасную среду невозможно.

Рассмотрим три ситуации, когда происходит найм в Европе.

Ситуация № 1. Вы — российская компания. Вам нужно продолжать работать с гражданином России в Европе.

Вообще эксперты считают, что если трудовой договор не запрещает работать удаленно, то работать с таким сотрудником можно. Сам по себе ТК РФ не содержит запрета на заключение трудового договора с работником, который может выполнять свои рабочие задачи за границей страны нанимателя. Изменения местоположения сотрудника (т.е. переезда) следует указать в трудовом договоре — это тем более необходимо, если оплата производится напрямую в валюте на зарубежный банковский счет.

Однако в такой ситуации нельзя заменять трудовой договор договором ГПХ. Последний может быть переквалифицирован в трудовой налоговой службой, что приведет к необходимости выплачивать штраф.

Получается, что с точки зрения документов и договоров, процесс не очень сложный. Что же касается выплаты зарплаты сотруднику, находящемуся за рубежом, то следует учитывать ограничения, связанные с санкциями. Наиболее удобные способы перевода денег сегодня такие:

Перевод валюты на счет в зарубежном банке. В этом случае условия трудового договора должны предусматривать возможность работать из-за рубежа. Вообще валютные операции запрещены между резидентами РФ, но есть исключения: например, восполнение расходов физлица во время командировки за рубежом.

Перевод валюты с российского счета на иностранный. Тогда зарплата по-прежнему переводится на российский счет, а дальше сотрудник сам переводит деньги на свой зарубежный счет, учитывая лимиты ЦБ РФ (до $ 10 000 в месяц или эквивалент в любой валюте).

Ситуация № 2. Вы — российская компания, и вы хотите нанять европейского гражданина.

Если российская компания нанимает иностранца, то следует быть готовым к особенному вниманию со стороны ФМС.

С иностранцем можно заключить трудовой договор и договор гражданско-правового характера (ГПХ). Хотя трудовой договор прямо не запрещен законом, специалисты рекомендуют оформлять отношения именно через договор ГПХ. Тогда документооборот существенно упрощается, а ограничения по ТК РФ не применимы.

Если европейский гражданин взаимодействует с российской компанией не на территории РФ, то МВД уведомлять не надо. Но если работа производится на территории России, то уведомить МВД требуется в течение трех дней после начала сотрудничества.

Что касается договора ГПХ, то следует особенно внимательно отнестись к следующим моментам.

1. Указать, как проходит взаимодействие в иностранцем: по видеосвязи, по телефону и почте.
2. Следует указать, что исполнитель — нерезидент России, пребывает вне ее пределов, откуда выполняет задания. Тогда компания избегает статуса налогового агента по НДФЛ и не платит страховых взносов. Потому что в договор ГПХ вступают две независимые стороны: заказчик и исполнитель.
3. Следует четко прописать, что характер отношений — не трудовой. Нельзя описывать расписание или график работы. С другой стороны, надо подробно прописывать результат работы, срок действия договора и оплату за проект.
4. Поскольку за перевод в рублях банки взимает комиссию ниже, чем за перевод в валюте, следует указать сумму вознаграждения в рублях.
5. Следует пояснить порядок документооборота.

Документооборот — важная часть сотрудничества с зарубежным исполнителем. Это порядок обмена документами между сторонами. Есть несколько способов обмениваться документами и, главное, подписывать их.

Подписать документы руками обеим сторонам и переслать оригиналы. Хотя такой вариант самый простой (что может быть проще обычной подписи?), он и самый сложный. Отправлять документы по почте — долго, а курьерской службой — дорого. Приезжать иностранцу в Россию иногда и подписывать документы все сразу — тоже непросто.

Подписать документы обеим сторонам с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭЦП). Нерезидент России не может получить ЭЦП в стране, а вот заказчик может получить ЭЦП в стране исполнителя при условии, что ЭЦП соответствует и российским, и международным стандартам.

Подписать документы с помощью неквалифицированной подписи (НЭП). Такой процесс можно сделать с помощью сервисов DocuSign или Legium, например. Обеим сторонам следует зарегистрироваться в сервисе, после чего происходит подпись с помощью sms-кодов. Документ создать и направить может любая из сторон. Чтобы налоговая приняла подписанные таким образом документы, в договоре с исполнителем следует указать, что НЭП приравнивается к КЭЦП. Однако с помощью сервиса не получится подписать счет-фактуру.

Подписать договоры с факсимиле (цифровым изображением подписи). Хотя создание цифрового оттиска и проставление его в документы работает и имеет юридическую силу (при надлежащем указании этого в договоре), все равно требуется подписание документов изначально мокрой подписью. При этом опыт использования подписи факсимиле показывает, что налоговая может не принять такой документ.

Что касается оплаты, то подойдут и рублевый, и валютный счет — тут все зависит от того, как договориться с европейским работником.

Если денежный перевод составляет не более 200 тысяч рублей, то достаточно платежного поручения и кода валютной операции. Платежное поручение — это, грубо говоря, «платежка», которая рассказывает банку, сколько денег и куда переводить. Банк также может запросить подтверждающие документы — акт, счет и договор.

Если сумма перевода составляет больше 200 тысяч рублей, но менее 3 миллионов рублей, то, кроме платежного поручения и кода валютной операции, потребуется карточка договора и документы, относящиеся к сделке. Карточка договора — это понятие, связанное с электронным документооборотом (ЭДО). Такой документ может содержать до 70 пунктов и он пересказывает обязанности и договоренности сторон, т. е. заказчика и исполнителя. Такой перевод проверит валютный контроль, так как он направлен нерезиденту страны. Банк же обращает особенно пристальное внимание на реквизиты обеих сторон, сроки оплаты и оказания услуг и дата договора. Также важны валюта и сумма договора (помните, что банки имеют ограничения на суммы переводов). Наконец, должно быть указано точно описание услуги, чтобы банк понимал, за что и кому переводятся деньги. Если банк не поймет что-то или найдет ошибки, то операция будет отклонена.

Такой перевод не облагается налогами. Если российская компания работает с иностранцем удаленно и последний не находится не в России, то у компании нет необходимости платить НДФЛ или совершать дополнительные взносы. Также компания не платит НДС. Налогоплательщиком НДС будет ИП или юридическое лицо, а так как компания приобретает услуги у физлица, то НДС не возникает.

Что касается НДФЛ, то его заплатит именно иностранный специалист. Поскольку это он получает доход на свой расчетный счет, то он будет отчитываться за них самостоятельно в налоговых органах своей страны.

Еще одна важная статья расходов, связанная с переводом за рубеж, — банковская комиссия. Как правило, она рассчитывается как процентная зависимость от суммы платежа: чем выше сумма, тем выше комиссия. Однако сумма не безгранична: есть минимальное и максимальное значения Поскольку комиссии отличаются по банкам, можем выделить базовую сумму, которую следует заложить с расходы: 2% от суммы платежа.

Ситуация № 3. Вы — российский фаундер, но переехали из России. Сейчас вам нельзя нанимать в России — таковы условия инвесторов, например. Вы надеетесь, что если работать с россиянами, находящимися вне России, то сможете обойти условия инвесторов.

Чтобы работать с россиянами вне пределов России, нужно понимать три важных пункта:

1. Этот человек — гражданин другого государства или имеет легальную возможность пребывания там?
2. Этот человек — пользуется картой местного банка или по-прежнему использует российскую карту?
3. Кто является налоговым агентом в трудовых отношениях: работодатель платит налоги за сотрудника или сотрудник платит налоги сам за себя?

Начнем с конца. Если вы находитесь в такой стране, где налоги платит сам сотрудник (например, США), то взаимодействовать с удаленным исполнителем значительно проще. Если же вы находитесь в стране, где работодатель оплачивает налоги за сотрудника, то вам следует оформить ваши отношения как договор ГПХ, насколько это возможно в рамках локального законодательства. Договор ГПХ, или его аналог, позволяет оформить отношения, но избежать налогов НДФЛ и других расходов, которые работодатель несет сам за сотрудника.

Если ваш исполнитель — гражданин другого государства, то трудовой договор заключать не рекомендуется. По этому вопросу ответ не всегда оставался одинаковым. Как и было указано выше, прямого запрета на заключение трудового договора с иностранцем, который работает удаленно из-за границы, нет. Однако как только количество договоров с находящимися за рубежом гражданами России или имеющими второе гражданство гражданами России, то Минтруда заявил, что трудовые отношения с лицами, находящимися за рубежом, противоречат закону РФ и влекут риски для отечественного рынка труда. Как следствие, трудовой договор с удаленным сотрудником за рубежом не допускается. Однако есть исключение: для граждан Беларуси предусмотрена возможность трудового договора, несмотря на их удаленность.

Если ваш исполнитель находится по визе в другой стране (например, регулярно делает визаран в Сербии или находится там по визе предпринимателя, или учится в Европе и, следовательно, пребывает там по студенческой визе), то шансы, что он использует российскую карту или карту местного банка, примерно равны.

Получать деньги в рублях на карту российского банка можно, хотя пользоваться ими или снять их оттуда будет проблематично. Быстрое решение — открытие карты мобильного банка — например, Revolut или Bunq. Такие банки разрешают открывать там аккаунт на основании минимума документов (скан паспорта и визы, например). Что касается налогового бремени, то проще всего по-прежнему налаживать правоотношения с помощью договора ГПХ или его ближайшего аналога, где будет указано, что работник участвует в отношениях как исполнитель. Такая схема работа необходима, если заказчик/работодатель находится в стране, где по закону обязан платить налоги за своего сотрудника.

Если же заказчик находится в стране, где НДФЛ платит сам работник, то можно заключить контракт, где будет указано, что сотрудник сам обязуется платить налоги на свой доход.

Для начала поймем разницу между этими терминами. Представительство — это подразделение юридического лица (головной компании), которое представляет и защищает интересы головной организации локально и находится вдали от нее. Филиалом же называется обособленное подразделение, которое может выполнять все функции головной организации, в том числе представительские.

Готова ли ваша компания открывать представительство или филиал в другой стране ради одного или даже нескольких исполнителей? Вероятно, нет, учитывая, какие сегодня есть сервисы для облегчения работы с иностранными работниками и фрилансерами.

Хотя открытие филиала позволяет облегчить работу с иностранными работниками (например, вы можете полноценно нанять сотрудника на земле и обеспечивать страховые и прочие выплаты), открытие филиала ради найма может не приносить дохода вовсе. Чтобы полноценный найм сотрудников за рубежом окупился, следует вести экономическую деятельность в той стране тоже.

Сегодня на рынке есть такие сервисы-посредники, которые позволяют взаимодействовать с зарубежными работниками и фрилансерами, несмотря на санкции и сложности в переводом валюты из России за рубеж.

Рассмотрим работу таких платформ на примере EasyStaff. Этот сервис выступает посредником между компанией-заказчик и физлицом-исполнителем. EasyStaff находится в Литве и для компании по документам является B2B партнером. Именно этому партнеру компания платит деньги и от него получает платежки, т. е. от юрлица, а не от физлица — исполнителя. После оплаты автоматически формируются закрывающие документы, так что компания получает все бумаги для подтверждения расходов в налоговой. Благодаря такому взаимодействию у компании не возникает необходимости платить НДФЛ и делать прочие социальные и страховые выплаты. Налоговую базу при этом реально сократить.

Что касается исполнителя, то он получает деньги на свой аккаунт в EasyStaff, откуда потом может вывести их на карту, счет или криптокошелек. Для него EasyStaff — заказчик услуг, и именно EasyStaff выплачивает ему вознаграждение. Закрывающие документы также доступны исполнителю после сделки.

Платформы, как правило, берут комиссию в зависимости от суммы сделки. У EasyStaff минимальная комиссия самая низкая: от 4% за выплату или 39 евро за выплату, в зависимости от выбора пользователя.