ИП нанимает самозанятого: как правильно заплатить исполнителю, если вы - юридическое лицо?

Индивидуальные предприниматели — это точно такие же юридические лица, как и ООО или ЗАО. Однако ИП могут взаимодействовать с физическими лицами — самозанятыми. В этой статье разберемся, как правильно организовать работу с самозанятыми, как платят им ИП и как EasyStaff может помочь

ИП — индивидуальный предприниматель, т. е. физическое лицо, которое платит налоги по одному из нескольких налоговых режимов. Отличительная черта ИП — то, что это физическое лицо, которое зарегистрировалось как предприниматель. Имущество у ИП только собственное, так что им придется расплачиваться в случае банкротства. У ООО, например, т. е. у компаний, имущество собственное, принадлежащее именно компании, т. е. юридическому лицу.

ИП в 2023 году может нанимать сотрудников. Обязанности нанимателя при этом те же самые, как и у ООО, компаний. Но есть и несколько отличий. Например, выплачивать компенсацию в связи с сокращением ИП не обязан. Если ИП нанимает человека на работу, то он может это сделать либо по трудовому договору, либо по договору гражданско-правового характера (ГПХ).

Если договор трудовой, то ИП необходимо выполнить следующее:

• Заключить письменный трудовой договор;
• Выплачивать зарплату минимум дважды в месяц;
• Перечислять за сотрудника страховые взносы и предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск;
• Удерживать НДФЛ с зарплаты и перечислять налог в бюджет;
• Вести кадровую документацию.

Если договор ГПХ, то работодатель платит меньше страховых взносов за такого сотрудника, не предлагает выплаты по больничным или материнству, не оплачивает отпуск и пр. Тем не менее, договор ГПХ бывает необходим и наиболее удобен. В случае, если исполнитель оказывает услуги разово. Тогда полноценно нанимать такого исполнителя не надо.

Сколько сотрудников может нанять ИП? Ответ на этот вопрос зависит от налогового режима, на котором находится ИП. При работе на УСН, нанять можно не более 130 человек. На автоматизированной УСН (АУСН) — всего 5 человек. При выборе общей системы ОСНО ограничений на персонал нет вовсе, так что численность сотрудников может быть любой.

По закону, это человек, который платит специальный налог на профессиональный доход (НПД). Самозанятый имеет подтвержденный доход и может быть нанят компанией. Ведь больше и больше компаний обращаются к разовым исполнителям, которых не требуется нанимать в штат.

Самозанятым может стать кто угодно, если имеется собственное дело, нет наемных сотрудников и годовой доход не превышает 2,4 млн рублей. При этом такой же самозанятый может получить статус ИП на НПД, т. е. платить по той же ставке (4% или 6%), что и самозанятый.

Хотя списка профессий, с которыми возможно получить статус самозанятого нет, существует ряд сфер, при работе в которых нельзя иметь статус самозанятого — вот некоторые из них:

• перепродажа товаров (сделанных не своими руками!);
• посредничество или работа агентом;
• продавцы товаров, требующей маркировки;
• арендодатели, сдающие нежилую недвижимость;
• адвокаты, нотариусы

Более полный список можно посмотреть тут.

В 2023 году это возможно. Однако следует понимать, что самое главное в таких отношениях - договор. Именно от него зависит, как будут встроены отношения и не сочтет ли его трудовым налоговая.

Договор следует сделать ГПХ. Однако важно понимать, что если сотрудник был в полноценном найме у ИП и на момент заключения договора ГПХ не прошло двух лет с момента увольнения, то договор ГПХ заключать нельзя. Такие условия придуманы специально, поскольку некоторые компании, желая сократить затраты на ФОТ, специально переводят на ГПХ своих штатных сотрудников.

В начале работы с самозанятым следует удостовериться, что гражданин зарегистрирован как плательщик НПД. Дело в том, что плательщики НПД, т.е. состоящие на учете самозанятые, через приложение “Мой налог” могут выставлять счета и предоставлять чеки, что позволяет ИП зафиксировать, на что были потрачены деньги, а самозанятому - оформить свой доход.

Договор важно составлять так, чтобы в нем не было признаков трудовых отношений. Ко всем пунктам договора следует подойти аккуратно: описание услуги; срок действия договора; приемка работ и порядок расчета. При этом порядок расчета следует прописать особенно внимательно. Должно быть указано на бумаге, что исполнитель - плательщик НПД, а сама сумма сделки не облагается НДС.

И для ИП, и для ООО, и для какого угодно юридического лица при сделке с самозанятым, помимо договора, существуют еще два крайне важных документа — это чек и счет.

Предоставление счета не является обязанностью самозанятого. Однако при работе с юридическими лицами (крупными заказчиками) предоставление счета критично — ведь без этого документа компания не сможет оплатить услуги самозанятого. Хотя допускается создания счета в свободной форме (ведь законом не предусмотрена обязанность самозанятых выдавать счет), такой функционал есть в приложении «Мой налог».

Что касается чека, то его самозанятый выдавать обязан после получения оплаты. Чек формируется автоматически в приложении «Мой налог». Его можно направить в бумажном виде заказчику или в электронном — по почте или в мессенджере.

Оба эти документа можно запросить как при олпате на счет, так и при оплате наличными.

ИП может оплатить услуги самозанятого и наличными, и безналичным расчетом.

Оплата самозанятому наличными может показаться простым способом, но на деле требует соблюдения правил, чтобы не обернуться проблемой для компании. Если ИП оплачивает по безналу услуги другого ИП, то лимит для оплаты наличными по одному договору — 100 000 рублей. Если ИП нанимает самозанятого, т. е. не имеющего статуса ИП, то пока что нет никаких прямых ограничений оплаты.

Оплата онлайн переводом также доступна для ИП, работающих с самозанятыми. Для онлайн-оплаты покупателями можно подключить платежного агенты прямо в приложении «Мой налог». Настройка такого способа принимать оплату работ и услуг производится самим самозанятым. Он подает заявку на подключение к платежному агенту. Далее в разделе «Платежи» следует выбрать способ получения средств по номеру телефона и ввести номер мобильного телефона, затем — сохранить настройку. Затем подключиться к платежному сервису, который предоставит для самозанятого договор-оферту на оказание услуг, а также будет предоставлен специальный расчетный счет для приема денег от покупателя в сервисе платежного агента. После этого следует договориться с покупателем о безналичной оплате (любым удобным способом, в этом случае не обязательно подписывать договор, например). После настройки безналичной оплаты перед оплатой следует сформировать счет и предоставить его покупателю для оплаты. При этом при работе с безналичной оплатой (по банковской карте) и счет, и чек формируются автоматически. Самозанятый также становится уведомлен о них. Среди ограничений такого способа получения оплаты есть то, что лимит безналичных оплат на карту в месяц — 200 000 рублей.

Оплата по платежным поручениям проводится между ИП и самозанятым так же, как и в случае любых других расчетов. Порядок един для всех. ИП запрашивает реквизиты самозанятого и вводит их в поля платежки, чтобы отправить самозанятому деньги.

Оплата через банковский сервис также подойдет для оплаты услуг самозанятых от ИП. Главная задача таких сервисов — исключить риски из расчетов с самозанятыми и сделать их безопасными для плательщика. Банковский платежный сервис уточняет статус самозанятого перед каждым переводом, потому что в случае утраты самозанятым статуса самозанятого ИП — плательщику придется доплатить еще и страховые и социальные взносы (как за работу с физлицом в обычном найме). Также платежные банковские сервисы автоматически формируют чек от лица самозанятого, что минимизирует риск остаться без чека, ведь именно он — важнейший документ, подтверждающий оплату. Наконец, такой сервис автоматически удерживает налог и своевременного перечисляет его в бюджет за самозанятого с его карты.

Кроме основных свойств, сервисы могут выполнять дополнительные задачи: отправляют платежи по номеру карты или телефона или банковским реквизитам (расчетный счет) в любые банки РФ; добавляют исполнителей вручную или загружать сразу список; интегрируются как API в учетную систему компании, так что сопровождение платежей проходит без посещения банков.

Разумеется, работа с такими сервисами — платная услуга. Реестр услуг и стоимость следует уточнять в банках.

Как учесть оплату самозанятому в расходах по УСН. ИП — заказчик может учесть оплату самозанятому по ОСНО, ЕСХН, УСН «Доходы минус расходы». Тогда потребуется чек из «Мой налог», т. е. документ, подтверждающий расходы. Самозанятый обязан выдать чек сразу. Если ИП взаимодействует с посредником самозанятого, то именно последний выдаст чек. Если чека не последует после оплаты, то следует обращаться в налоговую через сервис обращений. Однако как учитывать такую оплату в расходах не понятно.

Все указанные выше правила касаются именно работы с исполнителем — самозанятым внутри страны. Но как перевести деньги самозанятому, если он находится за рубежом и не может принять оплату в рублях? Для таких случаев есть сервис EasyStaff.

Платформа по управлению фрилансерами EasyStaff позволяет самозанятым по всему миру получать деньги сразу на карту или расчетный счет. Компаниям или ИП нужно только зарегистрироваться на платформе, пополнить счет и выставить задачи. Далее EasyStaff сам отправить деньги исполнителям.

Платформа EasyStaff делает переводы фрилансерам за рубежом безопасными для заказчика, так как предоставляет закрывающие документы, удовлетворяющие правилам трудового и финансового законодательства страны компании. Кроме того, EasyStaff гарантирует своевременные выплаты, которые точно дойдут до получателя. Конвертация валют происходит по среднерыночному курсу, а комиссия за пользование составляет всего 4% или 39 евро по выбору пользователя.