Как компаниям работать с самозанятыми и безопасно им платить

При работе с самозанятым один из очевидных плюсов для бизнеса — это отсутствие налога НДФЛ и социальных выплат (сколько они составляют — указываем ниже), которые выплачивает ООО при работе по трудовому договору с штатными сотрудниками. А вот при оплате услуг самозанятых налог составляет всего 6% от каждый сделки — при этом налог самозанятый может уплатить самостоятельно.

Конечно, многие компании посчитали удобным перевести сотрудников в статус самозанятых, т. е. уволить и тут же начать сотрудничать с ними по договору ГПХ. Но дело в том, что Минфин в своем письме от 1 февраля 2019 года уточнил, что такое быстрое переоформление невозможно. Если бывший сотрудник вновь начинает работать с компанией как самозанятый, то с момента его увольнения должно пройти как минимум 2 года. Если срок составляет меньше, то работать с ним по ГПХ не получится.

Если Налоговая и Трудовая инспекция увидит в ваших отношениях с самозанятым исполнителем трудовой характер, то сначала будут штрафы, а при повторном нарушении — более серьезные ограничения.

Для должностных лиц штраф равен от 10 000 до 20 000 рублей. Для индивидуальных предпринимателей (ИП) — от 5 000 до 10 000 рублей. А для юридических лиц (ООО, например) штраф самый большой — от 50 000 до 100 000 рублей. Помимо штрафа компании потребуется выплатить НДФЛ (13% от зарплаты), выплаты в Пенсионный фонд (22%) и в Фонд обязательного медицинского страхования (5.1%) и в Фонд социального страхования. Наконец, до 7,65% от годовой зарплаты надо будет выплатить сотруднику как компенсацию за отпуск. К тому же, будет взиматься и пени за просрочку выплат. Всего таких выплат надо будет начислить за каждый месяц работы сотрудника — точнее, самозанятого. которым таковым признают надзорные органы.

В случае повторного нарушения штрафы возрастут. Должностные лица могут потерять пост на срок от 1 до 3 лет. ИП заплатят уже от 30 000 до 40 000 рублей штрафа, а юридические лица — от 100 000 до 200 000 рублей.

Оплата услуг самозанятых наличными средствами кажется самым простым способом оплачивать услуги самозанятых. Однако это может привести к негативным последствиям для организации ввиду отсутствия в соответствующих законах ясности. Размер оплаты не должен превышать 100 000 рублей по одному договору, если в таком наличном расчете участвует ИП и компания. Если же самозанятый не имеет статуса ИП, то закон не предусматривает никаких наличных расчетов. Расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке, а также наличными деньгами с учетом ограничений, установленных законом и принимаемыми в соответствии с ним банковскими правилами. Превышение лимита карается штрафом.

Платеж через приложение «Мой налог» возможен, если сам самозанятый настроил возможность получать оплату за свои услуги безналично. Для этого ему следует подать заявку на подключение к платежному агенту, настроить способ безналичной оплату, подключиться к платежному сервису, договориться с покупателем о безналичной оплате, оформить счет и передать его покупателю на оплату. Порядок получения чека такой: покупатель получает его в письме — переходя по ссылке, открывается чек, сформированный системой. Самозанятый получает уведомление об оплате.

Перечисление по платежному поручению оформляется в едином для всех порядке, и для оплаты самозанятому процесс не меняется. Для заполнения платежного поручения следует ввести банковские реквизиты самозанятого.

Оплата через банковский сервис возможна в некоторых банках. Как правило, они предлагают безопасные расчеты с самозанятыми и минимизацию налоговых рисков. Например, такой сервис проверяет статус самозанятого — если статус утрачен, то платеж не проводится. Ведь тогда произойдет оплата в рамках трудовых отношений, а это значит дополнительные страховые выплаты и НДФЛ. В сервисе чек формируется в личном кабинете компании, так что все документы всегда в доступе. Наконец, налог с дохода самозанятого удерживается автоматически и выплачивается в бюджет за самозанятого. Важное уточнение: последние делается, только если лично самозанятый дал им такое поручение.

Пользование сервисом — это платная услуга для ООО. Стоимость варьируется от банка к банку. В 2023 году следующие банки предоставляют такие сервисы, чтобы перевести деньги самозанятым: Альфа-банк, МТС Банк и Веста Банк. Сбер называет этот функционал «Свое дело».

Как было указано выше, сумма выплаты наличными не может превышать 100 000 рублей в рамках одного договора. То же самое касается и выплат в иностранной валюте — в рублевом эквиваленте сумма не должна превышать 100 000 рублей. Участниками наличных расчетов по закону являются только юрлица и ИП, а плательщики НПД без статуса ИП не подпадают под ограничения. За превышение лимита налагается штраф — от 4 000 до 5 000 рублей для ИП и от 40 000 до 50 000 рублей для компаний.

Как было указано выше, чек — это ключевой документ, подтверждающий выплату самозанятому. При использовании сервиса чек выдается автоматически, а при работе непосредственно с самозанятым — он обязан сам выдать чек заказчику своевременно. Причем не важно, как именно были отправлены деньги (наличными или безналом), чек должен быть все равно сформирован и выдан.

Для компаний чек — главный закрывающий документ, без которого компании не смогут подтвердить расход в налоговой и, как следствие, уменьшить налоговую базу. Федеральная налоговая служба считает, что наличие чеков обязательно. При этом если чек не передается самозанятым, то компания рискует выплатить НДФЛ и прочие взносы ему как сотруднику. С другой стороны, если чек был передан, но аннулирован исполнителем, а деньги не были возвращены, то компания может законно принять расходы к учету.

Все-таки одного только чека может оказаться недостаточно. Банки могут оценить переводы денежных средств как подозрительные и запросить еще подтверждения того, что оплата услуг самозанятых производится не в рамках трудовых отношений. Вот какие документы можно предоставить, чтобы доказать, что компания работает именно с самозанятым.

Договор с самозанятым. Такой договор ГПХ позволяет зафиксировать факт применения режима НПД (т.е. доказать, что это самозанятый ответственен за уплату подоходного налога) и условия оплаты услуг самозанятого (сроки, за что платят и сколько). Кроме того, в договоре указано максимум информации о самозанятом.

Счет на оплату. Хотя исполнитель не обязан выставлять счет компании, все же счет — дополнительное доказательство, что деньги уплачены за услуги, а не на непонятные нужды. Самозанятый может сформировать счет в приложении «Мой налог» и выставить его в электронном или бумажном виде.

Ваш договор с самозанятым не требует никакой особенного оформления. Любой договор ГПХ, который вы уже используете с другими своими исполнителями, подойдет. Налоговая руководствуется нормами гражданского законодательства при оценки таких договоров.

Ключевые части договора такие: дата заключения, срок действия и предмет договора; описание порядка оказания услуг и процедуры сдачи-приемки; последствия в случае несоответствия работ заказанной работе; стоимость услуг и порядок оплаты; ответственность сторон, способы решения споров; реквизиты исполнителя.

В дополнение к стандартным частям договора компаниям следует включить дополнительные пункты, которые помогут сделать работу с самозанятым безопасным для компании.

Во-первых, следует указать, что компания освобождается от обязанности уплачивать налог или взносов. Во-вторых, следует указать, что в случае утери статуса самозанятым, он должен уведомить об этом компанию. Опять же если статус утерян, то отношения происходят между юридическим лицом и физлицом, а это ведет к уплате НДФЛ и социальных взносов. Дополнительно можно даже ввести ответственность за неуведомление, а также договориться о том, что делать с этими штрафами, если самозанятый теряет статус.

Тут следует отметить, что на самом деле любые сделки могут сопровождаться только устной договоренностью, кроме особых случаев. Это сделки, для которых есть установлена нотариальная форма (сделки между юрлицами и физлицами, сделки между физлицами на сумму более 10 000 рублей), а также сделки, которые будут считаться недействительными при несоблюдении простой письменной формы.

Если услуга оказывается непосредственно при заключении договора, то договор не нужен. Тогда доказательством оплаты и отношений «компания — самозанятый» будет чек, который самозанятый выдает компании.

Следует иметь в виду следующие тонкости отношений с исполнителем.

Статья выше касается и отечественных, и зарубежных исполнителей. Однако если при работе с отечественными исполнителями перевод денег не вызывает вопросов (можно оплатить и наличными, и переводом на карту), то вот с зарубежными исполнителями сейчас необыкновенно сложно.

Как сделать так, чтобы перевод денег за рубеж обходился недорого, не требовал больших сумм перевода и сопровождался полностью легальными закрывающими документами?

Здесь может помочь EasyStaff. Это платформа по управлению фрилансерами, зарегистрированная в Литве. Благодаря европейскому юрлицу, компания помогает отправлять платежи удаленным исполнителям по всему миру. При проведении платежа автоматически создаются правильные закрывающие документы, которые можно предоставить в налоговую как доказательство работы с самозанятыми.

EasyStaff — это решение именно для компаний (юрлиц), которым необходимо оплачивать услуги исполнителей за рубежом. ООО и EasyStaff заключают бесплатный В2 В договор, по которому компания платит европейскому юрлицу EasyStaff. Компания создает собственный аккаунт на платформе и добавляет деньги на свой счет. Перед оплатой создается задания для исполнителя, а после его выполнения проводится оплата. Исполнителю не надо регистрироваться на платформе, а деньги придут прямиком на карту, расчетный счет или криптокошелек. Тогда стоимость комиссии за один перевод составляет либо 39 евро за перевод, либо 4% от суммы (по выбору клиента).

С другой стороны, исполнители также могут предложить компаниям платить через другой продукт — EasyStart. Это решение для исполнителей, и оно также не требует регистрации другой стороны. Как и в EasyStaff, EasyStart предоставляет закрывающие документы и взимает комиссию от 4% до 6%. Перевод можно получать прямо на карту или расчетный счет. Эта платформа также работает по всему миру и выступает как бы заказчиком фрилансера. Фрилансер может запросить оплату от заказчика из любой страны.