Организация удаленной работы: ТОП надежных инструментов для удаленщиков

Организация удаленной работы: ТОП надежных инструментов для удаленщиков
Повсеместная цифровизация, пандемия и геополитические события последних лет привели к существенным изменениям в организации рабочего процесса. Резкое распространение удаленной занятости, которая увеличилась почти на 160% с 2005 года, а также гибридный формат работы стали привычными для огромного количества иностранных и российских компаний.

Сегодня в основе многих бизнесов лежит единство процессов, а не рабочих мест. А для повышения эффективности и результативности этих процессов важно использовать современные программы и приложения. ТОП надежных и проверенных инструментов, которые помогут грамотно организовать удаленную работу, составила Юлия Батальцева – директор по маркетингу платформы по управлению фрилансерами и удаленными командами EasyStaff.

Команда EasyStaff была удаленной и распределенной по разным уголкам мира с момента запуска платформы. Мы можем с уверенностью сказать, что удаленная работа – это гораздо больше, чем созвоны в Google Meet вместо встреч оффлайн. Сегодня менеджерам нужно большое количество инструментов не только для организации эффективной работы команды, но также для поддержания вовлеченности сотрудников – ключевого фактора в успехе компании. Получается, что руководители команд частично берут на себя роль HR-менеджеров.

На удаленке, через камеры ноутбуков и телефонов, бывает сложно по-настоящему узнать человека и подружиться с ним. Поэтому рабочий процесс должен быть максимально бесшовным. «Меня слышно?», «вы меня видите?», «можете прислать референсы?», «вы отправили не тот файл», «дайте доступ» – таких раздражающих вопросов и фраз должно быть как можно меньше в рабочем процессе, но с ними достаточно часто сталкиваются коллективы даже сегодня.

Неорганизованным удаленщикам присущи проблемы с коммуникацией, что напрямую влияет на качество работы, вовлеченность команды и лояльность сотрудников. Чтобы не допустить ошибок и, как следствие, финансовых потерь бизнеса, следует уделить внимание soft skills ведущего менеджера. Он должен грамотно организовывать командную работу, договариваться с клиентами и коллегами, обучаться и адаптироваться к изменениям, проявляя эмоциональный интеллект.

Но не менее важен набор инструментов, которыми ведущий менеджер пользуется для поддержания непрерывной и слаженной работы команды.

Хочу поделиться списком эффективных и простых в использовании программ, помогающих удерживать удаленные команды в одном информационном поле и оставаться эффективными.

Miro. Это мой любимый инструмент. Интерфейс полностью интуитивный, а всплывающие подсказки делают его еще более понятным. Как креативная команда, мы ценим Миро за его бесконечные доски. Приближаешь или удаляешь, а место все равно остается и никогда не заканчивается. Благодаря этой функции не надо создавать отдельные доски для каждого проекта или идеи. Одна доска Миро вмещает сколько угодно проектов!
Цена: Free – 3 доски; Starter – $8-10; Business – $16-20; Enterprise – по договоренности.

Figma. Этот инструмент сложнее, чем Миро, и мы пользуемся им особенно активно при разработке лендингов. Функционал действительно впечатляет, но несмотря на большое количество виджетов и функций, Фигма остается легковесной программой – быстро загружается даже при неустойчивом или слабом интернет-соединении.
Цена: Free – 2 автора & 3 проекта; Professional – $12-15; Organization – $45.

FigJam. Это более простая версия Фигмы, без всех возможностей оригинального инструмента. Тем не менее, FigJam остается крайне полезной программой для пользователей. По нашему мнению, этот инструмент составляет альтернативу Миро. Если вам нравится вайб Фигмы, но огромное количество функций кажется лишним, тогда без сомнения выбирайте FigJam.
Цена: Free – 3 FigJam файла и 3 Figma проекта; Professional – $3-5; Organization – $5; Enterprise – $5.

Bubbles. Поскольку в нашей команде постоянно происходят изменения и прилетают новости, приложение Bubbles нам особенно подходит. Оно каждого ставит в известность, когда вы создаете новость. Но это не просто «закреп». На самом деле вы как будто создаете маленькую задачку для всех. Поэтому команда должна реально прочитать, то есть обратить внимание на новость, чтобы уведомление пропало. Конечно, Bubbles позволяет сделать гораздо больше, чем закрепить сообщение в чате. Вы можете отправлять голосовые сообщения, видео и изображения, то есть любое количество разнообразного контента с удобной возможностью привлечь внимание всей группы. Но если говорить откровенно, еще одна вкладка или приложение, наполненное уведомлениями, может перегрузить рабочий процесс, особенно в дополнение к Ноушену и чату в Телеграме.
Цена: Teams – бесплатное; TeamsPro – $8; Enterprise – по договоренности.

Trello. Готова признаться в большой и чистой любви к облачному сервису Trello! В нем гармонично соединились удобство и простота. Может показаться, что интерфейс и функциональность не являются чем-то инновационным – в конце концов по сравнению с Bubbles или Miro это приложение выглядит не самым крутым. Но в этом, как ни странно, заключается прелесть Trello. Чтобы организовать собственное рабочее пространство в карточках с понятной визуализацией, нет ничего лучше этого сервиса. Несмотря на простой дизайн, приложение позволяет синхронизироваться с календарями, визуализировать процессы и много других вещей, особенно полезных для больших команд.
Цена: Standard – $5-6; Premium – $10-12.5; Enterprise - $17.5 – по договоренности.

ProofHub. Нашей команде, распространенной от Испании до Москвы, особенно нравится этот сервис. Как написано на сайте, ProofHub – централизованное рабочее место для больших команд, где все необходимые инструменты доступны для каждого пользователя. ProofHub – надежное облачное решение, так что ничего скачивать не придется. Сервис удобно интегрируется с хранилищами файлов и программами выставления счетов. Внутри ProofHub есть собственный чат. Наконец, наша любимая фича – статистика времени на проекты, например, предполагаемые и реальные затраты времени, затягивающиеся задачи и т.д.
Цена: Essential – $45-50; Ultimate Control – $89-99.

Notion. Незаменимый инструмент для нашей команды, где мы храним тонны полезной информации и исследований. Достоинство приложения в том, что оно позволяет пользователям соединять несколько баз данных в один понятный документ, куда есть доступ у всех сотрудников. Для работы с функционалом Notion, в отличие от других инструментов из списка, надо действительно обучаться. В решении есть много функций, которые могут показаться лишними тем юзерам, которые не посмотрели how-to видео и гайды.
Цена: Free – $0; Plus – $8-10; Business – $15-18; Enterprise – по договоренности.

Lightshot. Скорее всего, никогда не поймешь, насколько важен хороший инструмент для создания скриншотов, пока не найдешь его. Lightshot – это плагин для браузера, расположенный в верхнем правом углу окна. При нажатии открывается вкладка-дублер. В ней можно выбрать нужную область для захвата экрана, добавить в нее стрелки, выделение цветом, линии и текст. Скриншот с этими элементами можно скопировать-вставить, сохранить на компьютере или поделиться как ссылкой.
Цена: бесплатно.

Snipping Tool. Это решение от Microsoft, скорее, не поразит воображение, но у него есть важная фича – это не плагин, так что сделать скрин с добавлением графических элементов можно не только в браузере. Хоть инструмент прекрасно работает, функциональность все же оставляет желать лучшего.
Цена: бесплатно.

Screenpresso. Более профессиональное решением для захвата экрана. Наша дизайнерская команда, требовательная к инструментам по работе с изображениями, использует его особенно часто. Устройство работает в фоновом режиме, так что скриншот можно сделать в любой программе, как и с Snipping Tool. Захват изображения возможен не только в статике, но и в видео.
Цена: Free – $0; Pro – $34; Enterprise – $2 422 (одноразовая покупка).

Loom. С этим инструментом мы дружим долго. Программа работает исключительно хорошо в записи коротких объясняющих видео. Лицо говорящего находится в маленьком кружочке где-то по краям видео во время записи, так что возможно давать комментарии и пояснения. В конце, после окончания записи, открывается окно браузера, и там ваше видео уже находится на сайте Loom. Здесь запись можно отредактировать или скачать, а также поделиться ей с другими пользователями.
Цена: Starter – $0; Business – $12.50; Enterprise – по договоренности.

Movavi. Удивительно функциональный инструмент для захвата экрана. Рамкой можно выделить требуемую область. Во время записи пользователю доступно взаимодействие с контентом. Например, он может что-то нарисовать, чтобы привлечь внимание зрителей.
Цена: Video Editor – $23-53 (там множество продуктов, а также опция Movavi Unlimited, куда входят все продукты).

ClickMeeting. Решение именно для вебинаров, а не просто для захвата экрана. ClickMeeting работает в браузере и поддерживает весь процесс проведения вебинаров: создание списка гостей и отправку приглашений, создание и кастомизацию залов ожидания, проведение конференций и общение с участниками после встречи. Мы пользовались ClickMeeting несколько раз и благодаря этому решению смогли сделать встречи брендированными в большей степени, чем позволяют другие популярные инструментами для онлайн-конференций.
Цена: Free – $0 for 30 days; Live – $26; Automated – $42; возможна оплата по договоренности.

Итак, если ваша компания работает только с удаленщиками или в гибридном формате, когда комбинируется офисное присутствие с дистанционным трудом, то вышеперечисленные инструменты облегчат организацию бесперебойного и качественного рабочего процесса. И, конечно же, не забывайте о своевременных выплатах своим специалистам, чтобы удержать их и продолжать взаимовыгодное сотрудничество.

источник: https://www.klerk.ru/buh/articles/578929/