Part time эффективность: Как работать с сотрудниками на частичной занятости

Частичная занятость — тренд трудового рынка. По данным FinExpertiza за 2022 год, число part time сотрудников в России достигло рекордных 4,66 млн человек (для сравнения: в 2021 году число было меньше на 7,3%). При этом, сами работодатели считают такой вид занятости привлекательным и охотно нанимают специалистов. Несмотря на очевидные плюсы, могут возникнуть проблемы. О том, как эффективно управлять сотрудниками на частичной занятости и справляться с трудностями, рассказывает Юлия Батальцева, директор по маркетингу EasyStaff — сервиса для организации работы с фрилансерами.

Частичная занятость — тренд трудового рынка. По данным FinExpertiza за 2022 год, число part time сотрудников во всем мире достигло рекордных 4,66 млн человек. Разные факторы, будь то гибкость графика или возможность уделять больше времени личным делам, делают этот формат привлекательным и для работников, и для работодателей.

Как управлять сотрудниками на частичной занятости, рассказывает Юлия Батальцева, директор по маркетингу EasyStaff — сервиса для организации работы с фрилансерами.

Сотрудник, работающий на частичной занятости, не имеет нормированного графика. Для того, чтобы получить достойную оплату, он обычно работает над несколькими задачами сразу. Так, по данным исследования компании Workspace, ​​52,7% фрилансеров одновременно ведут 2 проекта, 33% — не более четырех, больше четырех проектов одновременно берут на себя 14% фрилансеров.

Если руководителю надо срочно поставить сотруднику какую-то задачу или провести встречу с командой, могут возникнуть трудности со сроками. Из-за разных графиков работы или часовых поясов оперативно назначить звонок по новой задаче, а уж тем более собрать на этот звонок всех участников нового проекта, не всегда просто. Это может существенно повлиять на качество результата.

Решение проблемы: Определите время, когда все участники команды должны быть доступны для общения, а также предпочтительные средства связи. К примеру, у нас сотрудники работают в 6 разных странах и активны с обеда и до ночи (в нашем временном поясе). Это значит, что планерки начинаются не утром, а в обед, и все личные дела — тренировки, время с семьей, саморазвитие, переносятся на утренние часы.

Зачастую сотрудники на частичной занятости не получают тех же возможностей для обучения и повышения квалификации, как штатные. Как показало исследование сообщества психологической помощи для удаленных работников Leapers, это приводит к тому, что более половины фрилансеров испытывают эмоциональные трудности. Кроме того, им зачастую приходится забыть о карьере.

Решение проблемы: Создайте базу знаний, доступ к которой будет как у штатных сотрудников, так и у фрилансеров. Обучайте фрилансеров не только профессиональным навыкам, но и, к примеру, эффективным стратегиям управления временем. Особенно это важно молодым специалистам. Так фрилансеры будут меньше выгорать из-за нестабильного графика и сдавать задачи в срок

Например, почти всем молодым фрилансерам, имеющим проблему с управлением временем я советую использовать Матрицу Эйзенхауэра — это система, которая помогает вычленить из всего потока дел наиболее актуальные элементы и распределить их по параметрам скорости реализации и ценности для человека.

Совсем недавно я столкнулась в работе с ситуацией, когда высококвалифицированный копирайтер-фрилансер захотел развиваться в маркетинге. Нам как раз нужен был дополнительный маркетолог, способный максимально быстро погрузиться в продукт. Поэтому мы решили вырастить его из копирайтера. Вместе с сотрудникам составили план его развития. Я подобрала обучающие сервисы и книги. Кроме того, маркетологи поделились с ним внутренними материалами, которые накопили за время работы. На данный момент специалист-фрилансер идет по намеченному треку и показывает достойные результаты.

В стране присутствует значительный скепсис в отношении трудового договора. Заказчики вместе с исполнителями обычно рассуждают так: «Ну и что будет с этим договором? В суд, что ли, с ним идти?» Стороны убеждены, что при ненадлежащем исполнении работ и договоренностей договор не поможет. Так, заказчик может просто не заплатить, а исполнитель — сделать задание кое-как и исчезнуть.

Хотя договор не делает недобросовестных людей лучше, он придает сделке или заказу больший вес, дисциплинирует и приучает к действию. Каким бы ни казался договор, это документ, регламентирующий отношения. Без него и заказчик, и исполнитель могут постоянно сомневаться: «А точно ли будет задача выполнена? А точно ли все будет в срок? А сможем ли договориться?».

Вообще, сама по себе готовность заключать договор — сигнал о надежности контрагента. Если заказчик убеждает вас, что договор не нужен, вероятно, он просто не хочет платить и надеется получить результат без оплаты. Если исполнитель не хочет подписывать соглашение, скорее всего, он хочет сделать все кое-как, а может и вовсе покинуть проект после предоплаты.


Решение проблемы: Задокументируйте отношения с фрилансерами. Чаще всего компании оформляют договор гражданско-правового характера (ГПХ).

Предмет ГПХ — это услуга, оказываемая исполнителем, или результат его работы. Он оформляется на конкретный срок и должен включать ключевые условия сотрудничества: стоимость, сроки, ответственность сторон и другие необходимые детали (например, процесс приема работ). Однако есть и другие типы договоров, которые также можно заключать:

Договор подряда подразумевает наличие материального результата — например, построенный дом или собранный сайт. Такой документ подходит для сотрудничества с исполнителем, перед которым стоит задача, которую нужно выполнить в срок.

Договор возмездного оказания — заказчик получает услугу от исполнителя. Например, охранник патрулирует территорию, а няня гуляет с ребенком. Документ подойдет в тех случаях, когда требуется регулярная или разовая помощь.

Договор авторского заказа: исполнитель создает произведение, например, картину или книгу. Подходит для специалистов из творческих областей — от дизайнеров интерьера до композиторов джинглов.
.
Смешанный договор — особый случай, когда в одном документе прописываются элементы работ, относящиеся к разным типам договора. Важно, чтобы сотрудник выполнял работы, соответствующие его квалификации. Например, разработчик сайта должен писать код, а не наполнять сайт картинками.

Договор ГПХ регулирует такие правоотношения, в которых стороны, заказчик и исполнитель, являются независимыми друг от друга. Из всех документов он самый распространенный, поэтому важно заострить на нем внимание.

Такой договор подразумевает, что исполнитель сам заплатит налоги на свой доход. Заказчик обязуется выплатить только НДФЛ 13% от суммы вознаграждения, а не сумму НДФЛ и социальных и страховых взносов, как того требует ТК РФ. Заказчик не несет ответственности за безопасность исполнителя и не предоставляет ему выплат по недееспособности (например, больничный или декрет).

Однако договор ГПХ – тонкое дело, и следует понимать потенциальные риски:

1. В связи с облегченной налоговой нагрузкой некоторые недобросовестные работодатели заменяют трудовой договор договором ГПХ;
2. Некоторые заказчики относятся к договору несерьезно и прописывают его не точно. Например, называют вознаграждение зарплатой или требуют от исполнителя присутствия на своей территории;
3. Договор ГПХ подразумевает оплату за результат, а не количество времени, проведенное за работой в неделю/месяц.

Решение проблемы:


Заменять трудовой договор договором ГПХ нельзя. Трудовые отношения подразумевают определенное количество налогов. Если вы уклоняетесь от уплаты их в полном размере, то подвергаетесь ответственности. Федеральная налоговая служба будет принимать решение о признании отношений по договору ГПХ трудовыми. Тогда компании потребуется доплатить все взносы с каждой зарплаты, отправленной сотруднику, которого пытались оформить как исполнителя по ГПХ. Однако можно заключить договор ГПХ между работодателем и бывшим сотрудником, но только через 2 года после увольнения.

Ситуация: Компания “Ромашка” наняла специалиста по ведению социальных сетей. Этот человек по факту является сотрудником: присутствует на территории компании с 9.00 до 18.00 каждый рабочий день, отчитывается перед начальником и получает переводы на карту от заказчика два раза в месяц, т.е. получает зарплату. Работодатель может оформить такого сотрудника в штат, т.е. полноценно принять на работу, заключить трудовой договор, и вопросов от налоговой не возникнет. Либо компания может оформить договор ГПХ с этим сотрудником, четко прописав полное вознаграждение за пул задач (например, проведение СММ-кампании); условия отчетности (раз в месяц выдавать акт о работе). Сам же специалист должен иметь статус самозанятого, или плательщика НПД, чтобы самостоятельно уплачивать налог на доход и предоставлять заказчику чеки. Они позволят компании сократить налоговую базу и объяснить выплату исполнителю.

Правильно прописывайте все пункты договора. К ним относятся:

Предмет договора --- что предполагается сделать или получить в процессе сотрудничества и к каким срокам. Важно показать в этом разделе, что работа - проектная;

Права и обязанности сторон - за что стороны ответственны. Например, исполнитель обязуется предоставить выполненную работу в срок. Тогда заказчик будет нести ответственность за своевременное предоставление информации исполнителю. Нельзя включать в договор условия, при которых исполнитель находится под контролем заказчика, ведь это будет похоже на рабочий график.

Порядок расчетов - оплата. Обязательно укажите, какие закрывающие документы должен передать вам исполнитель. Пропишите конкретную стоимость каждой услуги, иначе это будет похоже на зарплату.

Ответственность сторон --- какие последствия наступят в случае невыполнения сторонами обязательств. Так, если самозанятый потерял статус и не сообщил об этом заказчику, то именно он будет обязан выплатить убытки.

Договор ГПХ подразумевает оплату за результат. Исполнитель должен предоставлять заказчику акт о сделанной работе. Это относится и к самозанятым (т.е. физическим лицам), и к индивидуальные предприниматели (ИП). При работе с самозанятыми можно обойтись и чеком; при работе с ИП акт выполненных работ обязателен.


Прежде чем нанять самозанятого для исполнения задач, убедитесь, что он действительно является плательщиком налога на профессиональный доход (НПД). Проверить можно на сайте ФНС, где требуется ввести ИНН плательщика и дату. Если ФНС находит самозанятого, то это значит, что чеки, сформированные им, действительно уходят в налоговую, и компания может учитывать их в расходах.

Могут возникать сложности с оплатой, особенно если фрилансер находится в другой стране. Многие банки находятся под санкциями или имеют сложные условия для переводов (комиссии за перевод достигают до 50% от изначальной суммы).

Решение проблемы: Вы можете использовать платформы, которые объединяют заказчиков и исполнителей по всему миру. Принцип их работы довольно прост: заказчик переводит деньги платформе, а платформа сама отправляет их исполнителю, забирая себе небольшую комиссию.

Вот примеры таких платформ:

• Solar Staff,
• Arbonum,
• EasyStaff
• Talent Powered,
• Deel и другие.

Все они позволяют выводить деньги на счет или напрямую на карту.

Бизнес может столкнуться с проблемой контроля над фрилансерами, особенно если они из других городов. Проблемы могут быть связаны с удаленной работо: сотрудник находится не в офисе, медленно отвечает на сообщения, не включает камеру на рабочих встречах или, из-за разницы в часовых поясах, не всегда находится в синхроне с общим графиком. Но если их работой управляет опытный менеджер, который использует современные инструменты управления удаленными сотрудниками, необходимость в дополнительном контроле сходит на нет.

Решение проблемы: Сделайте так, чтобы работу с фрилансерами контролировал менеджер из основной (core) команды компании. Обучите его навыкам постановки целей, тайм-менеджмента, приоритизации задач, разрешения конфликтов. Помогайте менеджеру развивать эмоциональный интеллект.

Сложность распределенных команд в том, что специалисты плохо знают друг друга, могут возникать конфликты (особенно если коммуникация письменная). Сотрудники могут неправильно понимать задачи или неверно истолковывать тон сообщения: порой нейтральное высказывание может восприниматься негативно. Следовательно, задача менеджера — сделать коммуникацию максимально простой, прозрачной и эмпатичной.

Используйте сервисы, которые помогут эффективно управлять распределенной командой фрилансеров:

• Инструменты для визуализации: Miro, Figma, FigJam
• Трекеры задач/планеры: Bubbles, Trello, ProofHub. Notion.
• Инструменты для скриншотов: Lightshot, Snipping Tool, Screenpresso
• Вебинары/записи экрана: Loom, Movavi, ClickMeeting.

Что советую почитать про развитие эмоционального интеллекта:

«Эмоциональный интеллект» Дэниела Гоулмана;
«7 навыков высокоэффективных людей» Стивена Р. Кови;
«Эмоциональный интеллект 2.0» Тревиса Бредберри и Джина Гривза;
«Эмоциональный интеллект. Harvard Business Review: 10 лучших статей»;
«Эмоциональная смелость» П. Брегмана.

Что советую почитать про навыки ведения переговоров и решения конфликтов:

«Договориться можно обо всем» Г. .Кеннеди;
«Психология влияния» Р. Чалдини;
«Искусство войны» Сунь-дзы.

Если фрилансеры вовлечены в работу компании, то они часто демонстрируют лучшие результаты, постоянно превосходя свои должностные требования и делая все возможное для результата. Эта преданность делу приводит к повышению производительности труда сотрудников и успеху проектов. Исследование американского института общественного мнения Gallup показало, что в компаниях с более высоким уровнем вовлеченности сотрудников производительность выросла на 21% по сравнению с компаниями с более низким уровнем вовлеченности.


Решение проблемы: Замерьте вовлеченность фрилансеров. Gallup изучил результаты опроса более 35 миллионов сотрудников по всему миру и создал опросник оценки вовлеченности — Gallup Q12. Это 12 вопросов, которые измеряют наиболее важные элементы при оценке. Задавайте такие:

Знаете ли вы, чего ожидает от вас работодатель?
У вас есть материалы и инструменты, необходимые для качественной работы?
У вас есть возможность каждый день делать то, что вы умеете лучше всего?
За последние семь дней вы получали признание или похвалу за хорошую работу?
Считаете ли вы, что ваш руководитель или кто-то на работе заботится о вас как о личности?
Кто-нибудь на работе способствует вашему развитию?
Учитывается ли ваша точка зрения?
Миссия и цель вашей компании заставляет вас чувствовать, что ваша работа важна?
Считают ли ваши коллеги своей обязанностью качественно выполнять свою работу?
У вас есть лучший друг на работе?
За последние полгода кто-нибудь на работе говорил с вами о ваших успехах?
В прошлом году у вас были возможности учиться и расти на работе?


Правильно структурированная стратегия сотрудничества с фрилансерами может стать ключом к успеху бизнеса, особенно в начальной стадии развития, периоды экономических кризисов и на конкурентных рынках.

https://pro.rbc.ru/news/6564593b9a7947a2261889e9