Сервисы для выплат заработной платы для малого бизнеса. Полное руководство по лучшим решениям на рынке

Владельцы малого бизнеса постоянно находятся под огромным стрессом, связанным с налогами. В то время как крупные корпорации имеют возможность избежать бремени и сократить расходы по-серому, малые и средние предприятия находятся под таким давлением, что просто нет места для полулегальных маневров, чтобы платить меньше налогов.

Одна из крупных составляющих налоговой нагрузки — это заработная плата. Наем работника значительно увеличивает налоговое бремя, так как каждая зарплата облагается налогом на социальное и медицинское страхование и НДФЛ. Понимание того, как работает обработка заработной платы, и поиск подходящего партнера для делегирования этих операций — это безопасный способ оставаться в рамках закона и тратить только столько, сколько необходимо.

Обработка заработной платы — это общий термин, который охватывает все, что связано с заработной платой, и иногда выполняет некоторое количество HR-задач: от перевода денег сотрудникам до правильной документации и подачи налоговой отчетности. В некоторых странах работодатели несут ответственность за все налоги, которые должны быть уплачены с зарплат, в других — работники получают «грязными» и платят налоги самостоятельно.

Зарплаты, управление персоналом и документация по закрытию, как правило, занимают довольно много времени, которое владельцы и менеджеры бизнеса могли бы посвятить основным задачам бизнеса. Вот почему сегодня существует развивающийся рынок программного обеспечения для обработки заработной платы, позволяющего безопасно и в соответствии с законом вести расчет заработной платы онлайн в любой точке мира.

Как упоминалось выше, заработная плата связана с налогами. Часть из них, независимо от того, где находится ваш бизнес, должна быть уплачена работодателем. Несоблюдение налоговых правил обязательно вызовет пристальное внимание со стороны налоговых органов. Возможные ограничения в отношении вас могут варьироваться от легкого выговора до серьезных штрафов и даже уголовного преследования.

Сегодня на рынке труда кандидаты очень разборчивы, когда дело касается репутации. И репутация может быть разрушена, если станет публично известно, что ваш бизнес непрозрачен в отношении налогов.

Некоторые малые предприятия выходят на мировой рынок, и обработка заработной платы становится в разы более важной, чем в бизнесе, который работает только на внутреннем рынке. На мировом рынке компания попадает под пристальный контроль как минимум двух налоговых органов: своей страны и страны назначения. В таком сценарии любая ошибка может привести к внезапной остановке всей вашей деятельности.

Понимание основ. С помощью программного обеспечения для обработки заработной платы вы сможете разобраться в принципах работы с заработной платой, без необходимости тратить ресурсы на пробные и ошибочные методы. Делегирование задачи по обработке заработной платы профессиональному партнеру означает получение профессионального помощника, который проведет вас через весь процесс.

Экономия ресурсов. Наем специалиста для управления заработной платой — это отличная идея, но это, по сути, означает еще один найм, а значит, еще больше налогов и расходов на HR. Рекрутинговое программное обеспечение, которое часто поставляется с персональным менеджером, экономит деньги для малого бизнеса, предоставляя при этом тот же полный спектр услуг.

Точность. Прелесть программного обеспечения в целом заключается в том, что оно практически безупречно. Оно практически никогда не допускает ошибок. Ваши данные по заработной плате должны быть упорядочены, легко доступны и, если необходимо, соответствовать международным стандартам. Сегодня поставщики услуг по обработке заработной платы могут выдавать 100% соответствующие документам по закрытию, что означает, что вам не придется беспокоиться о правовых вопросах.

Переход на безбумажный документооборот. Управление зарплатами без бумаг — это поистине освобождающее чувство. Вы не только можете сократить волокиту и затраты на нее, но и получить неограниченные возможности в выборе сотрудников. Международные профессиональные сообщества открыты для вас, так как программное обеспечение для обработки заработной платы может отправлять зарплату вашим удаленным зарубежным сотрудникам или работникам с частичной занятостью.

Заменяет ли программное обеспечение реального человека HR? Ну, все зависит от ситуации. Иногда вам действительно нужен HR-специалист для управления заработной платой, даже если вы используете программное обеспечение. Могут быть различные методы обработки заработной платы для разных сотрудников, поэтому человеческий фактор может помочь сделать процесс более плавным и адаптированным к вашим конкретным обстоятельствам. Однако, иногда именно основатель берет на себя управление программным обеспечением для обработки заработной платы, и его опыта вполне достаточно для работы с онлайн-программным обеспечением для обработки заработной платы с полным спектром услуг.

В процессе выбора и поиска нужного SaaS решения задайте себе эти вопросы:

Удовлетворяет ли сервис потребности моего бизнеса? На рынке существует множество вариантов, некоторые из них лучше подходят для малого и среднего бизнеса, чем другие. Чаще всего, основной вопрос – сколько сотрудников у вас сейчас и сколько вы планируете нанять, если в этом есть необходимость. Следующий важный вопрос – размер вашего бюджета на заработную плату. Некоторые крупные компании, такие как Deel, просто не очень хорошо работают с небольшими стартапами или командами. И наконец, достаточно ли вам базовой системы обработки заработной платы, или вам нужны какие-то специфические функции для вашего типа занятости? Если у вас есть команда штатных сотрудников и аутсорсинговая команда фрилансеров, этим двум командам потребуются отдельные системы обработки заработной платы.

Возможно масштабирование вместе с моими бизнесом? Как правило, малый бизнес начинается с небольшого числа преданных сотрудников, но стремление к росту есть всегда. Смена поставщика услуг по обработке заработной платы в будущем может стать проблемой, так как это – основная операция бизнеса. Поэтому крайне важно сделать правильный выбор с самого начала. Предсказание (или просто вопрос) о том, может ли программное решение для обработки заработной платы охватить большее количество сотрудников, поможет вам сделать выбор.

Интуитивен ли UI? Интуитивный пользовательский интерфейс означает, что пользователю не нужна инструкция, чтобы выполнить какую-либо операцию. Интуитивное программное обеспечение – это всегда благо, так как оно минимизирует риски ошибок, допущенных оператором.

Можно ли интегрировать его с текущим HRM? Если вы только начинаете свой путь, вероятно, у вас еще нет такого количества людей, чтобы управлять ими с помощью системы управления персоналом. Однако проактивный поиск функций интеграции для будущего использования – это разумный шаг.

Безопасны ли мои данные c этим SaaS? Личные данные – это очень деликатный вопрос. Правительства выпускают законы, чтобы сделать бизнес ответственным за то, как они хранят данные о своих сотрудниках. Задать эти вопросы заранее и проверить протоколы вашего партнера по обработке заработной платы – это необходимый шаг.

Разнообразный рынок программного обеспечения для управления персоналом никогда не перестает удивлять. Сегодня выбор чрезвычайно широк, и найти платформу, которая наилучшим образом соответствует вашим потребностям, никогда не было проще. Хотя количество решений для управления персоналом и обработки заработной платы может показаться подавляющим, это только на руку малому и среднему бизнесу.

Существует три основных типа решений для обработки заработной платы:

PEO — это наиболее комплексное решение для управления персоналом и заработной платой. Малые компании передают управление заработной платой в PEO-партнерам. Сотрудничая с PEO, вы можете передать управление льготами третьей стороне, которая будет управлять процессом за вас.

PEO имеют больший вес в отношении предоставления страхования и других льгот, так как они, как правило, объединяют несколько небольших штатных команд в одну супер-структуру. PEO также снимают некоторый груз ответственности с вас, поскольку технически именно PEO является работодателем ваших сотрудников, следовательно, PEO теперь отвечает за управление соответствием, обработку заработной платы и налоги.

Название говорит само за себя. Это программное обеспечение, которое помогает отправлять зарплату работникам, но его функции, связанные с управлением персоналом, довольно ограничены. На самом деле, конкурентное преимущество всех платформ для обработки заработной платы заключается в том, что они специализируются исключительно на управлении заработной платой. Там нет HR-ориентированного арсенала, и чаще всего это все, что действительно необходимо малому и среднему бизнесу.

Автономные платформы для обработки заработной платы обеспечивают необходимый уровень соответствия, независимо от того, где вы платите — в своей стране или удаленным командам за рубежом, вам и получателю будут предоставлены документы о закрытии для декларирования расходов и доходов.

Это идеальное сочетание возможностей обработки заработной платы и достаточных функций управления персоналом. Их также называют системами управления кадрами (HRIS). С помощью HRIS вы можете не только администрировать зарплату, но также осуществлять рекрутинг, адаптацию и управлять решениями по оценке производительности.

Данное решение предназначено для малого и среднего бизнеса и крупных предприятий. HRIS (SMB) не так масштабируема, и ее возможности по настройке не так сильны. Максимальное количество сотрудников, которое она может охватить, составляет 250 человек. HRIS (Enterprise) разработана для сопровождения сотрудника с момента его прихода в компанию до момента ухода на пенсию. Они конфигурируются с учетом потребностей бизнеса и соответствуют внутренним правилам и нормативным актам. Однако их внедрение может быть более сложным, а в целом более дорогим.

ADP TotalSource. Этот инструмент практически полностью покрывает потребности малого и среднего бизнеса, предлагая услуги по ведению заработной платы, льготам и аутсорсингу HR. Будучи американским провайдером, ADP быстро реагирует на любые изменения в федеральном, штатном или местном законодательстве. Он также предлагает пенсионный план для обеспечения стабильной работы сотрудников.

• Стоимость. Унифицированной цены нет.

Papaya Global. Инструмент отличается высокой масштабируемостью. Присутствуя более чем в 160 странах, он помогает управлять заработной платой и льготами, а также предлагает услуги по соблюдению законодательства для независимых подрядчиков и бизнес-аналитику. По сути, вы можете отслеживать, как тратятся деньги вашей компании. Этот инструмент является одним из лучших решений для глобальной рабочей силы.

• Стоимость. При наличии не менее 101 сотрудника, начальная ежемесячная плата составляет $ 25 США за сотрудника.

Paychex PEO. Этот инструмент обеспечивает всестороннее обслуживание заработной платы. Онлайн и мобильная обработка заработной платы, соблюдение нормативных требований и управление льготами (пенсионные и медицинские планы) доступны через единый аккаунт.

• Стоимость. Унифицированной цены нет.

Justworks. Разнообразие предлагаемых услуг впечатляет: HR-консалтинг, управление оплачиваемыми отпусками, внеплановые выплаты и льготы для сотрудников. Хотя начальная плата высокая (59 долларов США за сотрудника), она снижается по мере роста компании. Бизнес оплачивает только сотрудников с W-2 ежемесячно.

• Стоимость. $ 59 США за сотрудника.

AlphaStaff. Суперсила этого инструмента — управление рисками. Он предоставляет компенсации по принципу «плати по мере использования» для сотрудников и помогает соблюдать требования Управления по охране труда (OSHA).

• Стоимость. Единой цены нет.

Workday. Этот инструмент полезен для средних компаний, поскольку объединяет всю информацию в одном месте. Его возможности интеграции объединяют все аспекты HR, включая заработную плату, льготы, управление талантами, планирование рабочей силы и опыт сотрудников. Такой подход гарантирует согласованность данных, снижает избыточность и упрощает HR-процессы.

• Стоимость. В настоящее время стоимость составляет $ 32−42 в месяц за сотрудника.

Oracle HCM. Платформа помогает достичь эффективного управления рабочей силой на всех этапах жизненного цикла сотрудника. Стратегический подход Oracle HCM снижает ручной труд и минимизирует риск ошибок.

• Стоимость. $ 15 в месяц за сотрудника. Минимальная покупка — 1000 человек, минимальный срок контракта — 3 года.

Paylocity. Это комплексное HRMS-решение, которое помогает компаниям решать HR- и зарплатные проблемы. Основная специализация — обработка заработной платы: налоговое декларирование, удержание заработной платы и управление расходами. Платформа также оснащена инструментами управления рабочей силой (например, учет рабочего времени и планирование работы сотрудников) и управления талантами (от рекрутинга до LMS).

• Стоимость. Ежемесячная подписка составляет $ 22−32 за сотрудника. Кроме того, взимается единовременный платеж за внедрение, который может составлять до 20% от ежегодной стоимости пользования.

EasyStaff. Сервис одновременно удобен и эффективен, давая малым и средним предприятиям неограниченные возможности в поиске талантов. EasyStaff работает в любой стране мира, поэтому оплата удаленным командам или фрилансерам занимает всего пару кликов. Компании работают с B2B-партнером по договору о предоставлении услуг, а EasyStaff оплачивает их работникам. Компании получают закрывающие документы для декларирования расходов, а EasyStaff занимается всеми юридическими вопросами.

• Стоимость. EasyStaff взимает комиссию с суммы отправленных денег. Базовая ставка составляет 6%, и на нее влияют такие факторы, как способ выплаты.

Oyster. Сервис известен прежде всего как автономное решение для обработки заработной платы, но он также предлагает некоторые услуги по администрированию льгот, а также возможности управления рабочей силой. Oyster предоставляет скидки для команд из 5 и более человек, а его служба поддержки говорит на нескольких языках.

• Стоимость. Цена зависит от того, с кем вы работаете. Для фрилансеров и подрядчиков плата составляет $ 25 в месяц за человека. Для сотрудников — $ 599 в месяц за сотрудника.

Remote. Эта платформа упрощает управление платежами и налогами для широкого спектра работников в более чем 200 странах по доступной цене. Remote также предоставляет бесплатные инструменты управления HR и специальные цены для некоммерческих организаций и новых предприятий.

• Стоимость. Базовая плата составляет $ 50 за сотрудника, а для крупных предприятий доступны индивидуальные планы.

При написании этой статьи мы консультировались с несколькими онлайн-ресурсами, содержащими актуальную информацию о SaaS для обработки заработной платы.

• G2 — это широко модерируемый сайт с отзывами, который стал ресурсом № 1 для пользователей, желающих узнать общественное мнение о сервисе, который планируют использовать. G2 сосредоточен на SaaS, и его экспертиза, собранная из тысяч отзывов, оставленных пользователями программного обеспечения, может направить вас в мире решений по полному сервисному учету заработной платы.
• Forbes предлагает как свои собственные подборки, так и рейтинговые списки, основанные на общественном мнении. Если вам нужна более глубокая информация о выбранном программном обеспечении, то Forbes — правильное место для проверки.
• TrustPilot — это известный онлайн-сайт с отзывами, который существует уже довольно долго. Отзывы, которые вы можете найти на TrustPilot, вероятно, дополнят то, что вы найдете на G2, чтобы у вас была более полная картина.

• Малый и средний бизнес находится под огромным давлением, когда речь идет о налогах. Хотя им необходимо соблюдать законодательство, им также нужно найти деньги для покрытия всех расходов на заработную плату.
• Бюджетный путь к соблюдению законодательства заключается в аутсорсинге HR- и зарплатных операций провайдерам по обработке заработной платы.
• В зависимости от размера вашего бизнеса, вы можете найти подходящего провайдера, который удовлетворит ваш бюджет и потребности.
• При выборе программного обеспечения для обработки заработной платы обращайте внимание на его функции и степень масштабируемости. Программное обеспечение для управления заработной платой не должно сдерживать ваш рост, независимо от того, растете ли вы в своей стране или расширяетесь глобально.

- Арина Козлова, Руководитель Поддержки


25 июня 2024