2. Заключение с самозанятым гражданско-правового договора. В шаблоне договора важно прописать обязанность физлица своевременно предоставлять чеки, сообщить о потере статуса и указать, что исполнитель платит за себя налоги самостоятельно.
В договоре не должно быть пунктов, которые могут указывать на трудовые отношения. Основные из них я перечислил выше, дополнительные можно найти в
памятке самозанятого.
3. Контроль выплат. Для каждой оплаты потребуется сформировать акт о принятии работ с точным перечнем услуг, которые выполнил самозанятый. Например, написание текста для главной страницы сайта или разработка логотипа. После платежа обязательно запрашивать у самозанятого чек из приложения «Мой налог», чтобы при необходимости подтвердить факт оплаты.
Если у вас сильная бухгалтерия, то она, скорее всего, сможет надлежащим образом подготовить документы. Когда речь идёт о малом и среднем бизнесе, чаще всего внимание предпринимателя направлено на создание ключевой ценности, а не на обслуживание вспомогательных процессов. Он скорее вкладывает средства в продукт, чем в построение дееспособной бухгалтери.
Для тех, у кого нет желания развивать собственную бухгалтерию и кадровое делопроизводство, есть более простой способ работать с удаленной командой — через посредника. Для этого компания заключает b2b договор оказания услуг со специализированным сервисом, который берёт на себя все административные вопросы по работы с удалённой командой. В этом случае у налоговой не будет причин предъявлять претензии, потому что взаимоотношения компании и команды исполнителей нельзя будет квалифицировать как трудовые. Причём налоговый статус исполнителей может быть любой: самозанятые, физлица, ИП или специалисты из стран СНГ.
Например, наш сервис easystaff. io работает так: с одной стороны, мы заключаем договор подряда с компанией, которая хочет работать с удалённой командой. С другой — договор оказания услуг с удалённой командой этой компании.
Сервис автоматически формирует все закрывающие документы для подтверждения расходов. За это компания платит комиссию 10% с каждого перевода удалённому специалисту.
Такой способ работы позволяет оплачивать работу любому исполнителю независимо от его налогового статуса и страны проживания. При этом нет никаких ограничений и рисков со стороны ФНС. Нескольких часов ассистента руководителя или помощника бухгалтера достаточно, чтобы обслуживать более 100 удалённых сотрудников.