Юрлица и самозанятые. Как правильно оформить правоотношения и какие налоги платить?

Сегодня самозанятые, или плательщики налога на профессиональный доход (НПД), привлекаются к работе с компаниями как фрилансеры для выполнения проектных задач. Хотя кажется, что сотрудничество с самозанятыми – надежный способ сократить сумму налога и быстро выполнить задачу, с ним также сопряжены риски. В новой статье EasyStaff разберем тонкости работы с плательщиками НПД и оплаты им и как сотрудничать с исполнителями из-за рубежа.

Кто такие самозанятые?
Кто может зарегистрироваться как самозанятый?
Сколько самозанятые платят налогов?
Какие закрывающие документы и как выдают самозанятые?
Как оформить правовые отношения между юрлицом и самозанятым?
Как получить закрывающие документы от зарубежных исполнителей?

Кто такие самозанятые?

Если говорить совсем просто, то самозанятыми называются граждане, которые работают на себя. Например, они оказывают услуги, продают товары собственного производства или подрабатывают параллельно с основной работой. Обычно самозанятые осуществляют свою деятельность без регистрации. Действительно, если речь идет о разовых маленьких услугах друзьям, следует ли открывать ИП и привлекать к себе лишнее внимание со стороны налоговой к своим доходам?

Тогда властями был предложен новый налоговый спецрежим для таких доходов населения — «Налог на профессиональный доход». То есть, НПД и есть официальное название этого режима, который по-простому в народе называют самозанятостью. Чтобы перейти на такой режим и, следовательно, сделать свои доходы легальными, желающие скачивают приложение «Мой налог» и встают на учет НПД. Быть самозанятым удобно, так как до 2028 года ставка налога в месяц сохранится — 4% на оплату от физлиц и 6% на оплату от юридических лиц. При этом статус самозанятого, т. е. плательщика налога на профессиональный доход, позволяет гражданам не платить страховые взносы.

Кто может зарегистрироваться как самозанятый?

Хотя встать на учет НПД просто, не каждый может это сделать.

Стать самозанятыми могут физические лица, занимающиеся небольшим бизнесом или подрабатывающие на неосновной работе. При этом можно заключить трудовой договор с работодателем. Однако не следует заменять зарплату, если она предполагается, на вознаграждение за услуги, потому что это серая схема. При этом некоторые физлица не могут работать в таком статусе — вот небольшой перечень: продавцы не своих товаров; агенты/посредники (за исключением курьеров!); продавцы товаров, требующих обязательной маркировки; госслужащие; арендодатели нежилой недвижимости, т.д.

Стать самозанятыми могут юридические лица, которые не нанимают сотрудников. Если ИП переходит на НПД, то ИП отказывается от текущего режима налогообложения (например, УСН или ОСНО), потому что совмещать налог на профессиональный доход с другими режимами нельзя.

Сколько самозанятые платят налогов?

Основные ставки налога на профессиональный доход такие:

ставка 4% в месяц, если покупатели — физлица;
ставка 6% в месяц, если покупатели — юрлица.

Поскольку в приложении «Мой налог» при каждой продаже следует указывать, кто именно приобретает услугу, то и при расчете налога удерживается соответственно с каждой суммы, а не всего 4% или 6% с дохода.

Налог на профессиональный доход удерживается и выплачивается каждый месяц, при этом сумма налога на доход рассчитывается в приложении «Мой налог» автоматически. Самозанятые получают платежку до 12 числа следующего месяца, а оплатить ее следует до 25 числа. Также самозанятые могут настроить автоплатеж с карты.

Несмотря на самую щадящую налоговую ставку, самозанятые могут зарабатывать не более 2.4 миллионов рублей в год. Если сумма превышена, то плательщик налога на профессиональный доход теряет свой статус. У него будет 20 дней, чтобы выбрать альтернативную систему налогообложения — например, стать ИП на УСН.

Какие закрывающие документы и как выдают самозанятые?

Чтобы избежать проблем с законом и надзорными органами, юридические лица, большие и маленькие, тщательно оформляют закрывающие документы, когда работают с самозанятыми. Вот какие документы могут присутствовать при сделке с самозанятым.

Чек. Плательщик НПД по закону обязан передать заказчику чек. Он формируется самостоятельно самим самозанятым при любых расчетах — наличных и безналичных. При этом чек можно сформировать в приложении «Мой налог», заполнив необходимые поля. Чек можно отправить прямо из приложения, а заказчик может получить его в бумажном или электронном виде. Однако чек самозанятого — не то же самое, что кассовый чек.

Чек — важный документ для заказчика — юридического лица, ИП или ООО. Предоставляя его в налоговую, компания может уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль или по налогу на сумму вознаграждения, которое выплачивается лицу на спецрежиме.

Акт выполненных работ. Это известный компаниям закрывающий документ, который используется, как правило, при сделках с юрлицами или ИП. Хотя с самозанятым подписывать акт не требуется по закону, это стоящая практика. Акт подтверждает факт оказания услуги и приемки результатов. Помимо того, что акт описывает точные условия признания работы выполненной, он еще и позволяет признать расходы. Конечно, чек тоже признает расходы, но именно факт оказания услуг и выполнение работ подтверждается актом.

Акт не следует делать однострочным, даже если он подписывается как формальность. Если он точно передает смысл отношений между исполнителем и заказчиком, то такие правоотношения становятся прозрачными в глазах ФНС — не будет оснований признать отношения трудовыми. Нет требований подписывать только один акт. Если работа принимается поэтапно, то можно подписывать акт после каждого этапа.

Счет на оплату. Он не является основным документом, подтверждающим взаимодействия между партнерами. Однако если он выставлен, то бухгалтерии заказчика проще оформить оплату. Также можно даже в договоре указать, что исполнитель обязан предоставлять счет заказчику. Счет, как и чек, можно сформировать в приложении плательщиков НПД «Мой налог». Сам по себе счет не нужен для подтверждения расходов компании.

Юрлица несут ответственность за отсутствие закрывающих документов при сделке с самозанятым. Во-первых, без документов ФНС откажет в признании расходов, тогда налоговый вычет будет больше. Во-вторых, ФНС может оштрафовать закачзика — придется выплатить до 20% от налоговой недоимки, так как сделка без подтверждающих документов может рассматриваться как попытка занижения налоговой базы. В-третьих, за отсутствие чека как первичного документа может быть наложен штраф — сначала 10 000 рублей, далее 30 000 рублей в случае повторного нарушения.

Как оформить правовые отношения между юрлицом и самозанятым?

Варианты договора

Чаще всего, чтобы оформить трудовые отношения между самозанятым и юрлицом, заключают договор гражданско-правового характера (ГПХ). Благодаря этому договору стороны не вступают в трудовые отношения. Для плательщиков НПД не предусматривается специальная форма договора или отдельный тип.

Предмет договора ГПХ — это услуга, оказываемая исполнителем, или результат его работы. Договор ГПХ оформляется на конкретный срок. Он должен включать в себя ключевые условия сотрудничества: стоимость, сроки, ответственность сторон и другие необходимые детали (например, процесс приема работ).

Как правило, договоры с самозанятыми делятся на такие типы: договоры подряда, возмездного оказания услуг и авторского заказа.

Договор подряда подразумевает наличие материального результата — например, построенный дом или собранный сайт. Следовательно, такой договор подходит для сотрудничества с исполнителем над определенной задачей, которую нужно выполнить в срок.

Договор возмездного оказания услуг означает, что заказчик получает услугу от исполнителя. Как правильно, результат отношений по такому договору — не материальный результат, а сервис. Например, охранник патрулирует территорию, а няня гуляет с ребенком. Тогда такой договор подойдет в тех случаях, когда требуется (относительно) регулярная или разовая помощь.

Договор авторского заказа заключается, когда исполнитель создает произведение. В отличие от договора подряда, тут результат — уникальный, рожденный в творческом процессе. Например, это дизайн или книга. Договор подходит для специалистов из творческих областей — например, сотрудничество с дизайнерами интерьера или композиторами для создания джингла бренда.

Смешанный договор — особый случай, когда в одном договоре прописываются элементы работ, относящиеся к разным типам договора. При работе по такому договору важно не приписывать плательщику НПД такие услуги/работы, которые тот не может выполнить в силу своего статуса. Например, разработчик сайта создает сайт (по договору подряда) и обслуживает сайт в дальнейшем, наполняя его картинками или обновляя инфо (по договору возмездного оказания услуг).

Заключение договора: самозанятый и юрлицо

Прежде чем нанять самозанятого для исполнения задач, следует убедиться, что он действительно является плательщиком НПД. Провести проверку можно на сайте ФНС, где требуется ввести ИНН плательщика и дату. Так вы узнаете, актуален ли его статус. Если ФНС находит самозанятого, то это значит также, что чеки, сформированные им, действительно уходят в налоговую и компания может учитывать их в расходах.

Для составления договора с самозанятым потребуются следующие документы:

скан паспорта (главная страница и разворот с регистрацией);
скриншот с сайта ФНС об актуальности статуса самозанятого на дату договора;
скан ИНН;
номер телефона и адрес электронной почты;
реквизиты банка самозанятого;
адрес фактического проживания для отправки копии договора (если нет электронной подписи).

При составлении договора в нем следует прописать следующие пункты. Хотя они являются ключевыми, дополнительные части также можно и нужно оговорить.

“Исполнитель и заказчик” - Эта часть содержит сведения об участниках договора и налоговом статусе исполнителя.
“Предмет договора” - Здесь следует указать, что предполагается сделать или получить в процессе сотрудничества и к каким срокам. Важно показать в этом разделе, что работа - проектная.
“Права и обязанности сторон” - Тут следует отметить, за что стороны ответственны. Например, исполнитель обязуется предоставить выполненную работу в срок или за такое-то количество дней уведомить о задержке. Тогда заказчик будет нести ответственность за своевременное предоставление информации исполнителю. Если предусматривается поэтапная сдача результатов, то это следует прописать тут. При этом нельзя включать в договор таких условий, при которых исполнитель находится под контролем заказчика, ведь это будет похоже на рабочий график, что недопустимо в договоре ГПХ.
“Порядок расчетов” - Этот раздел посвящен оплате. Здесь следует указать, как, сколько и за что будет произведена оплата. Обязательно указать тут, какие закрывающие документы и к какому сроку должен передать исполнитель заказчику. Также тут должна быть прописана конкретная сумма за услуги, иначе это будет похоже на зарплату, что недопустимо в отношениях ГПХ.
“Ответственность сторон” - В этом разделе надо указать, какие последствия наступят в случае невыполнения сторонами своих обязательств. Так, если плательщик НПД потерял статус и не сообщил об этом заказчика, то именно самозанятый будет обязан выплатить убытки компании.

Главное при заключении договора с самозанятым - точное описание требуемых работ и условий принятия результатов. Чем подробнее договор, тем меньше рисков несут обе стороны.

Как получить закрывающие документы от зарубежных исполнителей?

Часто выгоднее работать с исполнителями из других стран. Если требуется написать текст на английском или провести исследование европейского рынка, отечественный исполнитель может не подойти. Но работа с исполнителем из другой страны означает, что получить правильно оформленные закрывающие документы будет не просто. Также могут возникнуть проблемы с налоговой, если окажется, что исполнитель не является самозанятым — налоговый вычет сильно увеличится. Действительно, его статус (или какой-либо статус, соответствующий зарубежному законодательству) сложно проверить, находясь в разных странах.

Тогда компания (ООО или ИП, налогообложение не важно) может обратиться за помощью к сервису-посреднику EasyStaff — платформе по управлению фрилансерами. Платформа выступает как B2B исполнитель для компаний — заказчиков. В то же время для исполнителей EasyStaff выступает нанимателем, так что для компании взаимодействие с зарубежным фрилансером сводится к B2B контракту с отдельным юрлицом.

EasyStaff зарегистрирован в Литве, благодаря чему является европейской компанией. С одной стороны, EasyStaff не платит налоги за сотрудников как работодатель, потому что находится в такой юрисдикцией, которая не обязывает к этому работодателей. С другой стороны, EasyStaff позволяет перевести деньги фрилансерам в любую точку мира и после операции предоставляет соответствующие закрывающие документы обеим сторонам для правильного учета расходов и доходов.

Сумма для перевода с EasyStaff может быть разной — от 10 евро до 3 000 евро. Комиссия сервиса — 4% или 39 евро, по выбору пользователя. Компания — заказчик пополняет свой счет на платформе EasyStaff с карты, а дальше сама платформа распределит деньги и отправит их исполнителям согласно задачам, которые укажет заказчик. Исполнитель может получить деньги вовремя и в полном объеме в любой стране. Исполнитель сможет вывести деньги на карту или на электронный кошелек.

Выводы

Сотрудничество с самозанятыми позволяет компании выполнить задачи быстро и сократить налоговую базу.
Тем не менее, необходимо собирать все закрывающие документы и подписывать договор четко, чтобы отношения между исполнителем и заказчиком нельзя было квалифицировать как трудовые.
Заказчик не платит налог за самозанятого. Плательщики НПД сами платят налоги на прибыль. Однако если самозанятый теряет статус и не сообщает об этом заказчику, то последний будет в дальнейшем вынужден также оплатить соответствующие страховые взносы за самозанятого, ведь отношения признаются трудовыми.
Важнейшие документы при работе с самозанятым - договор, счет, чек и акты приемки. Они позволяют представить сделку налоговой как не трудовой контракт, а проектное сотрудничество.
У самозанятых есть приложение “Мой налог”, которое автоматически формирует закрывающие документы для каждой операции.

Если вы готовы начать работать с исполнителями за рубежом и вывести бизнес на новый уровень, то EasyStaff - это платформа для вас. Запишитесь на бесплатное демо сегодня, и наш менеджер свяжется с вами.

Начать работу

Платите удаленным сотрудникам
и фрилансерам в любой валюте
по всему миру